Việc số hóa hợp đồng trở thành một trong những yếu tố quan trọng giúp việc theo dõi, lưu trữ được thực hiện dễ dàng hơn. Một trong những cách làm phổ biến đó là sử dụng hợp đồng scan. Tuy nhiên, hợp đồng scan là gì và khi nào nên sử dụng hợp đồng scan lại là vấn đề nhiều người còn băn khoăn. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết và cung cấp hướng dẫn cụ thể về những trường hợp nên và không nên sử dụng hợp đồng scan trong giao dịch.

Tìm hiểu về hợp đồng scan.

1. Hợp đồng scan là gì? Bản chất và đặc điểm

Hợp đồng scan được hiểu đơn giản là bản sao điện tử, cũng có thể là bản giấy của một hợp đồng giấy đã được ký kết hợp pháp, tạo ra bằng cách sử dụng máy quét (scanner) hoặc các thiết bị chụp ảnh kỹ thuật số (như điện thoại thông minh). Bản scan thường được lưu dưới dạng các tệp hình ảnh (JPEG, PNG) hoặc tệp PDF.

Đặc điểm chính của hợp đồng scan:

• Hình thức điện tử: Hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu, dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và truyền tải qua nền tảng điện tử.
• Sao chép từ bản gốc giấy: Không phải là một hợp đồng điện tử được tạo lập và ký kết trực tuyến.
• Chứa đựng chữ ký tươi: Thường bao gồm chữ ký tay (chữ ký tươi) của các bên đã ký trên bản giấy gốc.

2. Tính pháp lý của hợp đồng scan tại Việt Nam

Đây là một trong những mối quan tâm hàng đầu khi sử dụng hợp đồng scan. Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, tính pháp lý của hợp đồng scan không được quy định một cách trực tiếp và rõ ràng như hợp đồng giấy truyền thống hay hợp đồng điện tử có chữ ký số.

Tuy nhiên, trong thực tế, hợp đồng scan vẫn có thể được xem xét là chứng cứ trong các giao dịch và tranh chấp nếu đáp ứng được các điều kiện nhất định, chẳng hạn như:

• Bản scan phải là bản sao trung thực của hợp đồng giấy gốc.
• Có thể chứng minh được sự tồn tại và nội dung của hợp đồng giấy gốc.
• Các bên có thỏa thuận chấp nhận sử dụng bản scan trong quá trình giao dịch.

Lưu ý quan trọng: Việc chỉ sử dụng hợp đồng scan tiềm ẩn rủi ro về mặt pháp lý, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp và không có bản gốc giấy để đối chiếu.

3. Khi nào nên sử dụng hợp đồng scan?

Mặc dù hợp đồng scan được sử dụng nhiều nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Cần lựa chọn các trường hợp để sử dụng hợp đồng scan tránh rủi ro về pháp lý và gây tranh chấp.

Trường hợp nên sử dụng hợp đồng scan.

3.1 Các trường hợp nên sử dụng hợp đồng scan

Các trường hợp nên sử dụng hợp đồng scan:

• Lưu trữ và quản lý tài liệu: Có thể sử dụng hợp đồng scan dưới dạng điện tử để lưu trữ, tìm kiếm và quản lý số lượng lớn hợp đồng một cách khoa học và tiết kiệm không gian.
• Chia sẻ và trao đổi thông tin nhanh chóng: Việc gửi và nhận hợp đồng scan qua email hoặc các phương tiện điện tử khác nhanh chóng và tiện lợi hơn so với gửi bản giấy.
• Xem xét và phê duyệt ban đầu: Trường hợp hợp đồng trong quá trình thương thảo có thể sử dụng bản scan để xem xét nội dung và phê duyệt sơ bộ trước khi tiến hành ký kết bản giấy chính thức.
• Giao dịch nội bộ hoặc giữa các bên tin cậy: Trong cùng một doanh nghiệp các bộ phận hoặc giữa các đối tác đã có mối quan hệ tin cậy có thể sử dụng hợp đồng scan để tăng tính linh hoạt. 
• Trường hợp bất khả kháng hoặc khẩn cấp: Các bên không thể ký kết bản giấy trực tiếp do khoảng cách địa lý hoặc các tình huống khẩn cấp khác, có thể sử dụng hợp đồng scan như một giải pháp tạm thời.

3.2 Trường hợp nào không nên sử dụng hợp đồng Scan?

Trong những trường hợp sau, bạn nên hạn chế hoặc tránh sử dụng hợp đồng scan và ưu tiên sử dụng hợp đồng giấy có chữ ký tươi hoặc hợp đồng điện tử có chữ ký số:

• Các giao dịch quan trọng, có giá trị lớn: Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.
• Khi pháp luật yêu cầu văn bản gốc: Một số giao dịch đặc biệt theo quy định của pháp luật bắt buộc phải có văn bản gốc với chữ ký tươi.
• Trong các thủ tục pháp lý chính thức: Khi nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước, tòa án hoặc các tổ chức có thẩm quyền, thường yêu cầu bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
• Yêu cầu bảo đảm tính toàn vẹn của cao: Bản scan có thể bị chỉnh sửa hoặc không phải là bản sao trung thực do đó không nên sử dụng trong trường hợp cần tính toàn vẹn của hợp đồng cao.
• Khi đối tác không tin tưởng hoặc yêu cầu bản giấy: Tôn trọng yêu cầu của đối tác để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ.

Không dùng hợp đồng scan khi giao dịch quan trọng, có giá trị lớn.

Hợp đồng scan không có giá trị pháp lý cao như bản gốc, do đó trong một số trường hợp khi sử dụng hợp đồng này người dùng có thể thực hiện một số biện pháp để tăng cường giá trị chứng cứ của hợp đồng scan như:

• Yêu cầu đối tác xác nhận bằng văn bản: Sau khi gửi hoặc nhận bản scan, yêu cầu đối tác xác nhận đã nhận và đồng ý với nội dung.
• Lưu giữ bản gốc giấy: Bản gốc giấy dùng đối chiếu và là bằng chứng pháp lý cao nhất.
• Sử dụng chữ ký số (nếu có): Nếu các bên đều có chữ ký số, việc ký kết trực tiếp trên bản điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy.
• Công chứng hoặc chứng thực bản sao: Việc công chứng hoặc chứng thực bản sao từ bản gốc giúp tăng giá trị pháp lý của hợp đồng scan.

Hợp đồng scan mang lại sự tiện lợi trong lưu trữ và trao đổi thông tin, nhưng cần được sử dụng một cách cân nhắc và hiểu rõ về những hạn chế về mặt pháp lý. Trong các giao dịch quan trọng, người dùng cần ưu tiên sử dụng hợp đồng giấy có chữ ký tươi hoặc hợp đồng điện tử có chữ ký số để đảm bảo an toàn.