Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, hợp đồng là nền tảng cho mọi giao dịch, từ hợp tác với đối tác, giao dịch với khách hàng đến tuyển dụng nhân sự. Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng rõ ràng, hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Cùng BHXH giải đáp thông tin ngay dưới đây nhé.

Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả.

1. Quản lý hợp đồng là gì và tại sao lại quan trọng?

Quản lý hợp đồng là quá trình tổng thể từ khi hợp đồng được khởi tạo, soạn thảo, đàm phán, ký kết, thực hiện, theo dõi, sửa đổi, gia hạn cho đến khi kết thúc và lưu trữ.

Quản lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng các nguyên nhân sau:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Đảm bảo các điều khoản rõ ràng, tuân thủ pháp luật, tránh tranh chấp và kiện tụng.
• Tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững: Hợp đồng rõ ràng tạo sự minh bạch, tin cậy với đối tác và khách hàng.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo các điều khoản nhạy cảm, thông tin bí mật được bảo vệ.
• Là căn cứ giải quyết tranh chấp: Hợp đồng được sử dụng như bằng chứng để giải quyết các tranh chấp trước tòa.

2. Quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Xây dựng quy trình đàm phán hợp đồng chuyên nghiệp là một trong những bước quan trọng giúp đàm phán thành công. Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả thông thường gồm 7 bước chính sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và lập dự thảo hợp đồng

Doanh nghiệp thực hiện xác định rõ mục tiêu và lập dự thảo hợp đồng dựa trên các mẫu có sẵn hoặc soạn thảo mới. Dự thảo cần đảm bảo đầy đủ các điều khoản cơ bản: đối tượng, quyền và nghĩa vụ các bên, giá trị, thời hạn, điều khoản thanh toán, điều khoản giải quyết tranh chấp...

Bước 2: Đàm phán và xem xét hợp đồng

Sau khi có dự thảo hợp đồng doanh nghiệp tiến hành đàm phán, xem xét điều chỉnh hợp đồng nếu cần. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo hợp đồng phản ánh đúng lợi ích của tất cả các bên.

Trường hợp chưa có kinh nghiệm đàm phán và kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng có thể nhờ tới bộ phận pháp chế hoặc luật sư. Cần đảm bảo hợp đồng tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành và không có các điều khoản gây rủi ro tiềm ẩn.

Bước 3: Ký kết hợp đồng

Sau khi các điều khoản đã được thống nhất và rà soát pháp lý, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Tùy vào từng trường hợp cụ thể các bên có thể lựa chọn ký hợp đồng điện tử hoặc hợp đồng giấy.

Hiện nay, hình thức ký hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến được nhiều doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn nhờ tính tiện lợi, bảo mật và giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Bên cạnh đó, việc sử dụng chữ ký số trong ký hợp đồng điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật tránh rủi ro.

Lựa chọn ký hợp đồng điện tử tối ưu chi phí và lợi ích cho doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện hợp đồng

Các bên thực hiện hợp đồng hoàn thành trách nhiệm và hưởng quyền lợi từ hợp đồng. Đối với các hợp đồng theo tiến độ các bên lưu ý:

• Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện các điều khoản, đặc biệt là các mốc quan trọng, thời hạn thanh toán, giao hàng, cung cấp dịch vụ.
• Kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề, khó khăn trong quá trình thực hiện để tránh ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng.

Bước 5: Theo dõi và quản lý tuân thủ

Giám sát chặt chẽ: Liên tục giám sát việc tuân thủ các điều khoản hợp đồng của cả hai bên.

Cảnh báo tự động: Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng để thiết lập cảnh báo về thời hạn, nghĩa vụ thanh toán, gia hạn, hoặc các điều khoản sắp đến hạn.

Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của hợp đồng so với mục tiêu ban đầu, xác định các điểm mạnh, điểm yếu.

Bước 6: Sửa đổi, gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng

Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể các bên tiến hành:

• Sửa đổi/Bổ sung: Khi có sự thay đổi về điều khoản, các bên cần lập phụ lục hợp đồng hoặc biên bản sửa đổi/bổ sung, đảm bảo tính pháp lý.

• Gia hạn: Đối với các hợp đồng có thời hạn, cần xem xét và tiến hành thủ tục gia hạn (nếu có nhu cầu) trước khi hợp đồng hết hiệu lực.
• Thanh lý: Khi hợp đồng đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc các bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, cần lập biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận hoàn tất các nghĩa vụ và không còn vướng mắc.

Bước 7: Lưu trữ hợp đồng

Hợp đồng cần phải được lưu trữ cẩn thận, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin. Thời hạn lưu trữ hợp đồng cần tuân thủ theo quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp (thường là 10 năm hoặc lâu hơn tùy loại hợp đồng).

Các hợp đồng nên được lưu trữ điện tử, việc lưu trữ này sẽ giúp doanh nghiệp truy xuất thông tinh nhanh, đầy đủ, tiết kiệm chi phí. Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng giúp lưu trữ điện tử an toàn, chống mất mát, hư hỏng và truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi.

3. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm hợp đồng điện tử iContract trong quản lý hợp đồng

Để tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng, việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý hợp đồng chuyên nghiệp là điều cần thiết. Phần mềm hợp đồng điện tử iContract được các doanh nghiệp, đơn vị đánh giá cao nhờ ưu điểm vượt trội như:

• Tự động hóa: Tự động tạo dự thảo, cảnh báo thời hạn, theo dõi tiến độ.
• Tra cứu nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể tra cứu hợp đồng nhanh chóng theo nhiều tiêu thức khác nhau như: thời gian giao kết, từ khóa, đối tác, trạng thái...
• Tập trung hóa dữ liệu: Toàn bộ hợp đồng được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
• Bảo mật tối ưu: Phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, đảm bảo thông tin mật không bị rò rỉ.
• Giảm thiểu sai sót: Hạn chế các lỗi do con người gây ra trong quá trình thủ công.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo về tình trạng hợp đồng, hiệu suất, giúp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh phức tạp, tiềm tàng nhiều rủi ro như hiện nay doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý hợp đồng chặt chẽ, từ giai đoạn khởi tạo đến lưu trữ. Việc thiết lập này, không chỉ yếu tố chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, kiểm soát rủi ro mà còn giúp nâng cao uy tín, sự tin cậy với đối tác và khách hàng.