Chữ ký số là một công cụ quan trọng trong các giao dịch điện tử, giúp xác thực thông tin và đảm bảo tính bảo mật cho các văn bản, hợp đồng trực tuyến. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không phải lúc nào chữ ký số cũng hoạt động ổn định. Vậy, những trường hợp nào cần đổi chữ ký số mới? 

1. Những trường hợp cần đổi chữ ký số mới

Thay đổi chữ ký số là bắt buộc trong một số trường hợp. 

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, nhưng có những trường hợp người dùng cần phải đổi chữ ký số mới để đảm bảo an toàn và hợp lệ. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà bạn cần lưu ý:

1.1. Thay đổi tên doanh nghiệp

Trong trường hợp tên doanh nghiệp thay đổi nhưng mã số thuế vẫn giữ nguyên, chữ ký số của doanh nghiệp cũng cần phải được cập nhật lại để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ khi thực hiện các giao dịch điện tử. Vì chữ ký số chứa thông tin quan trọng liên quan đến doanh nghiệp, nếu có sự thay đổi tên doanh nghiệp, chữ ký số phải phản ánh thông tin mới để tránh những sai sót hoặc rủi ro pháp lý.

1.2. Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Khi địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi, thông tin này sẽ được cập nhật với cơ quan thuế, và điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chữ ký số của doanh nghiệp. Chữ ký số không chỉ chứa thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế mà còn bao gồm địa chỉ đăng ký kinh doanh, do đó, nếu có sự thay đổi về địa chỉ, chữ ký số cũng cần phải được cập nhật để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.

1.3. Thay đổi thông tin mã số thuế

Khi doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn mã số thuế, điều này đồng nghĩa với việc mọi thông tin liên quan đến mã số thuế của doanh nghiệp, bao gồm chữ ký số, cũng sẽ bị ảnh hưởng. Chữ ký số hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng sẽ không còn hợp lệ vì nó gắn liền với mã số thuế cũ. Do đó, doanh nghiệp cần phải mua chữ ký số mới tương ứng với mã số thuế vừa được thay đổi để thực hiện các giao dịch điện tử. 

1.4. Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc 

Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán phụ thuộc, việc thay đổi hoặc mua chữ ký số mới là cần thiết trong một số trường hợp, đặc biệt là khi cần nộp tờ khai thuế cho chi nhánh hoặc công ty con. Chữ ký số sẽ được sử dụng để ký các tờ khai thuế, hóa đơn điện tử và các tài liệu quan trọng khác liên quan đến nghĩa vụ thuế của chi nhánh, công ty con.

1.5. Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán độc lập

Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập, các chi nhánh/công ty con này sẽ được coi là các thực thể pháp lý riêng biệt, với mã số thuế và nghĩa vụ thuế riêng. Vì vậy, mỗi chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập sẽ cần phải thực hiện các nghĩa vụ thuế riêng biệt, bao gồm nộp tờ khai thuế và thanh toán thuế. Điều này yêu cầu mỗi đơn vị phải có một chữ ký số riêng để thực hiện các giao dịch điện tử liên quan đến thuế và các thủ tục pháp lý khác.

2. Các bước cần làm khi cần thay đổi chữ ký số mới

Lưu ý khi thực hiện thay đổi chữ ký số mới. 

Dưới đây là các bước cần làm khi thay đổi chữ ký số mới để đảm bảo quá trình kê khai, nộp thuế và các thủ tục hành chính điện tử diễn ra suôn sẻ:

• Gỡ bỏ chữ ký số cũ (nếu cần)

Khi thay đổi sang chữ ký số mới, bạn nên gỡ bỏ phần mềm quản lý của chữ ký số cũ trên máy tính để tránh xung đột. 

•  Cài đặt chữ ký số mới

Cắm USB Token của chữ ký số mới vào máy tính. Truy cập website chính thức của nhà cung cấp chữ ký số để tải và cài đặt phần mềm quản lý Token. Sau khi cài đặt xong, mở phần mềm và đăng nhập bằng mã PIN để kiểm tra xem Token đã hoạt động chưa.

• Cập nhật chữ ký số trên các hệ thống liên quan

Bạn cần cập nhật chữ ký số mới trên các nền tảng đang sử dụng như:

Trang Thuế điện tử, phần mềm HTKK hoặc phần mềm kế toán,  Bảo  hiểm xã  hội điện tử hoặc hệ thống hải quan điện tử (nếu có) và cập nhật lại thông tin mới  theo hướng dẫn của từng hệ thống.

•  Gửi thông báo thay đổi chữ ký số đến cơ quan thuế (nếu đổi nhà cung cấp)

Trong trường hợp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số, bạn cần gửi thông báo  thay đổi chữ ký số  mới đến cơ quan thuế để cập nhật thông tin đăng ký thuế.

Tóm lại, với những thông tin BHXH cung cấp thì việc thay đổi các thông tin quan trọng như địa chỉ, mã số thuế, người đại diện hay mở thêm chi nhánh, công ty con đều có thể ảnh hưởng đến chữ ký số của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong các giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần kịp thời cập nhật và thay đổi chữ ký số khi có sự thay đổi liên quan đến các yếu tố trên.