Với thời buổi hiện nay thì hợp đồng điện tử đang dần thay thế hợp đồng giấy , chúng ta có thể hoàn toàn kí kết hợp đồng điện tử mà không cần gặp mặt trực tiếp, chỉ cần có kết nối internet mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Vậy những tính năng vượt trội của phần mềm quản lý hợp đồng là gì. Tham khảo bài viết ngay sau đây.

1. Tiết kiệm đến 90% thời gian và chi phí

Không gián đoạn ký kết hợp đồng nhờ loại bỏ những thao tác thủ công như sau:

• Không cần chuyển phát nhanh
• Không mất chi phí in ấn
• Không phải chờ đợi hồi đáp
• Không mất chi phí lưu kho hợp đồng giấy
• Hoàn toàn loại bỏ rủi ro thất lạc
• Không phục thuộc vào thời gian của lãnh đạo

2. Điểm những lý do phải quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là để không bị mất, hư hỏng, hơn nữa còn để đảm bảo các nội dung trong hợp đồng được thống nhất, không bị sai lệch thay đổi. Giảm thiểu các thiệt hại trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa 2 bên ký kết. Một số lợi ích của quản lý hợp đồng như:

• Đảm bảo thực hiện đúng những thỏa thuận giữa 2 bên
• Cải thiện mối quan hệ với đối tác bằng việc nêu ra những thông tin minh bạch trong hợp đồng
• Dễ dàng truy cứu trách nhiệm của từng người nếu xảy ra sai xót
• Nắm chắc thông tin để triển khai các công việc trong nội bộ
• Rút ra những bài học kinh nghiệm cho các dự án sau

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng

Sử dụng phần mềm vào quản lý hợp đồng đang là một xu hướng phổ biến trong thời đại công nghệ 4.0. Công cụ này hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận quản lý, kinh doanh và hành chính nhân sự trong công việc xử lý hợp đồng.

a) Đối với doanh nghiệp

• Quản lý hợp đồng một cách đồng bộ, thống nhất.
• Quản lý khoa học toàn bộ quy trình từ tạo lập – xét duyệt – thực hiện – gia hạn – kiểm toán – kết thúc hay thanh lý hợp đồng.
• Chuẩn hóa quy trình tạo cũng như kiểm duyệt hợp đồng, giúp công việc diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ, giảm thiểu tối đa các sai sót.
• Dễ dàng quản lý được số lượng lớn các hợp đồng, phân chia nhiều tầng, cấp bậc.
• Tạo sự tương tác tốt hơn giữa bộ phận nhân viên tiếp nhận và đơn vị quản lý hợp đồng.

b) Đối vời người quản lý hợp đồng

• Nhân viên chủ động hơn trong công việc.
• Quá trình thực hiện và theo dõi tiến trình xử lý hợp đồng diễn ra chuẩn xác, đúng kế hoạch.
• Việc tìm kiếm, xử lý hợp đồng nhanh chóng, tối ưu thời gian và công sức.
• Tăng hiệu quả công việc.

c) Đối với người tạo và xét duyệt hợp đồng

• Hỗ trợ tạo hợp đồng theo mẫu, chuẩn hóa, chuyên nghiệp hơn.
• Hỗ trợ nhận email nhắc việc, giúp nhân viên chủ động thực hiện nhiệm vụ.
• Công việc tạo và xử lý hợp đồng diễn ra đúng tiến độ, hiệu quả cao, tạo sự hài lòng đối với đối tác và cấp trên.

4. Phần mềm hợp đồng điện tử nào tốt nhất hiện nay

Để đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước thì hợp đồng điện tử ngày càng được phổ biến hơn. Thái sơn là 1 trong 5 đơn vị đầu tiên được bộ công thương cấp phép cung cấp chính thức dịch vụ hợp đồng điện tử.

Thái sơn kỳ vọng sẽ là người đồng hành tin cậy cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và phát triển kinh doanh hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật của Icontract:

• Mang lại lợi ích 07 KHÔNG: không chi phí in ấn, không chi phí chuyển phát, không chi phí lưu kho, không rủi ro thất lạc, không phụ thuộc vào không gian, địa lý, không phụ thuộc và không gián đoạn thời gian.
• Hỗ trợ đa dạng nhiều hình thức ký số như ký số qua USB Token, SIM PKI, remote signing, ký ảnh,… giúp doanh nghiệp linh hoạt trong lựa chọn hình thức ký số phù hợp và sẵn có.
• Hỗ trợ đa dạng các loại hợp đồng áp dụng trong các lĩnh vực được pháp luật quy định như hợp đồng thương mại, dịch vụ, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê khoán, hợp đồng xây dựng, hợp đồng trao đổi/mua bán, hợp đồng đại lý,…

Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được những ưu điểm vượt trội quả phần mềm quản lý hợp đồng.