Với các doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn và đăng ký chữ ký số phù hợp là bước đi quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành và tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết 5 lưu ý khi mua chữ ký số, giúp doanh nghiệp giao dịch thuận lợi, an toàn và hiệu quả.

Lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập.

1. Hiểu rõ về chữ ký số, vai trò của chữ ký số trong giao dịch điện tử

Một trong những bước quan trọng đầu tiên của doanh nghiệp ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, là mua và đăng ký chữ ký số. Việc mua và đăng ký chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể kê khai thuế, nộp lệ phí môn bài, khai BHXH và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng.

1.1. Chữ ký số là gì?

Theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, quy định  về chữ ký số như sau:

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản chữ ký số là chữ ký điện tử đặc biệt sử dụng cặp khóa bí mật và khóa công khai dùng ký trên các văn bản điện tử. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

1.2. Vai trò của chữ ký số 

Chữ ký số đóng vai trò giống như chữ ký tay hoặc con dấu được sử dụng trong môi trường điện tử nhằm xác nhận sự đồng ý của của người ký đối với văn bản điện tử đó.

Trong giao dịch điện tử chữ ký số giúp doanh nghiệp xác thực thông tin, ký kết hồ sơ, hợp đồng và thực hiện các nghĩa vụ thuế hoàn toàn trực tuyến, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính pháp.

2. Lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều kinh nghiệm thực sử dụng chữ ký số, do đó cần lưu đặc biệt lưu ý đến các vấn đề liên quan đến nhu cầu sử dụng, sự phù hợp về giá cả, uy tín của nhà cung cấp…

3.1. Chọn nhà cung cấp uy tín, được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép

Doanh nghiệp chỉ nên mua chữ ký số từ nhà cung cấp có giấy phép của Bộ Thông tin và Truyền thông (VD: ThaisonSoft, VNPT, Viettel, FPT, BKAV, NewCA, MISA). Tránh mua qua các bên trung gian không rõ nguồn gốc, vì có thể dẫn đến lỗi xác thực, mất hiệu lực chứng thư số hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận.

Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín.

3.2. Kiểm tra loại thiết bị và thời hạn sử dụng

Hiện nay chữ ký số có 4 dạng phổ biến:

• Token USB: Thiết bị vật lý nhỏ gọn, cắm trực tiếp vào máy tính để ký.
• SmartCard: Được lưu trữ trên thẻ thông minh (Smart Card), có thể tích hợp vào thẻ SIM điện thoại hoặc các loại thẻ nhựa.
• Chữ ký số HSM: Chữ ký điện tử sử dụng thiết bị bảo mật phần cứng (HSM) để lưu trữ và quản lý cặp khóa điện tử, cho phép ký số từ xa trên nhiều thiết bị mà không cần mang theo.
• Chữ ký số Cloud (điện toán đám mây): Ký từ xa không cần USB, tiện lợi khi làm việc online.

Doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu sử dụng để chọn loại phù hợp, đồng thời kiểm tra thời hạn chứng thư số (1–3 năm) để tránh bị gián đoạn khi giao dịch điện tử.

3.3. Đăng ký thông tin chính xác theo giấy phép kinh doanh

Đảm bảo mọi thông tin đăng ký chữ ký số (tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện pháp luật, địa chỉ trụ sở) phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp thông tin chữ ký số không khớp doanh nghiệp không thể khai thuế điện tử hoặc bị từ chối kết nối với cổng dịch vụ công.

 3.4. Lưu giữ và bảo mật thiết bị chữ ký số

Khi sử dụng dụng chữ ký số người sử dụng không chia sẻ mã PIN, tài khoản ký số cho người không có thẩm quyền. Thực hiện đổi mã PIN định kỳ 3 tháng/lần hoặc khi có nghi ngờ mã PIN bị lộ.

Trường hợp sử dụng Token USB, cần bảo quản thiết bị trong tủ có khóa, tránh việc thất lạc hoặc bị mất. Nếu dùng chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa (Remote Signing) nên cài đặt xác thực hai lớp để tăng tính bảo mật.

Tạo bảo mật nhiều lớp cho chữ ký số.

3.5. Kích hoạt và kiểm tra hoạt động trước khi sử dụng

Sau khi nhận thiết bị, doanh nghiệp cần kích hoạt chứng thư số và kiểm tra khả năng ký trên các hệ thống:

• Cổng thông tin thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
• Bảo hiểm xã hội điện tử.
• Hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán.

Việc kiểm tra sớm giúp tránh lỗi trong quá trình nộp hồ sơ, đặc biệt là các kỳ kê khai thuế đầu tiên.

3. Một số sai lầm doanh nghiệp mới thường gặp phải

Đối với doanh nghiệp mới khi mua chữ ký số có thể gặp một số các sai lầm như:

• Không xác định đúng nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại chữ ký số phù hợp.

• Mua chữ ký số qua trung gian giá rẻ dẫn đến lỗi xác thực hoặc mất bảo hành.
• Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín, hỗ trợ xử lý sự cố kém hoặc chậm trễ.
• Đăng ký sai thông tin doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật.
• Không kiểm tra hoạt động sau khi cài đặt, dẫn đến lỗi trong kỳ kê khai đầu tiên.

Trên đây HDDT cung cấp 5 lưu ý khi mua chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập. Việc lựa chọn và sử dụng chữ ký số là bước khởi đầu quan trọng giúp doanh nghiệp mới thành lập nhanh chóng hòa nhập vào môi trường giao dịch điện tử. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ thông tin, chọn nhà cung cấp uy tín và đảm bảo bảo mật trong quá trình sử dụng. Một chữ ký số chính xác, an toàn và hợp pháp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ với cơ quan nhà nước.