Việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách kiểm tra chữ ký số có hợp lệ hay không. Nếu không xác minh rõ ràng, doanh nghiệp có thể vô tình chấp nhận tài liệu bị giả mạo hoặc mất hiệu lực pháp lý. Bài viết dưới đây BHXH sẽ hướng dẫn 3 cách để kiểm tra chữ ký số hợp lệ nhanh chóng, chính xác.

1. Chữ ký số cần có những thông tin gì thì được coi là hợp lệ? 

Theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT, một chữ ký số được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chứng thư số của người ký còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện ký số.
• Chứng thư số được sử dụng đúng phạm vi cho phép và đúng với trách nhiệm pháp lý của người ký.
• Trạng thái chứng thư số vẫn đang hoạt động, không bị thu hồi hoặc hết hạn tại thời điểm ký.
• Chữ ký số được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.
• Văn bản điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, tức là nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.

Chữ ký số hợp lệ cần đảm bảo các yêu cầu như thế nào?

2. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ chính xác, nhanh chóng

Hiện nay, có 3 cách đơn giản để kiểm tra chữ ký số hợp lệ. Đó là: Kiểm tra trên website Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia; kiểm tra trên phần mềm ký số NEACSigner; kiểm tra trên website của bên thứ 3. Cụ thể: 

Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ đơn giản nhất. 

Cách 1: Kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia

Trung tâm chứng thực điện tử quốc gia NEAC trực thuộc Bộ thông tin và truyền thông, cho phép người dùng xác minh và kiểm tra chữ ký số trên các văn bản điện tử. Người dùng có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số qua các bước dưới đây: 

• Bước 1: Truy cập website NEAC.
• Bước 2: Chọn “Dịch vụ trực tuyến” => Chọn “Kiểm tra văn bản ký số”
• Bước 3: Mục thông tin xuất hiện => Chọn “Kiểm tra chữ ký số” => Chọn “Click vào box này” / Chọn file tải lên => tải file cần kiểm tra chữ ký số
• Bước 4: File được tải lên => Chọn “Kiểm tra chữ ký số”
• Bước 5: Kết quả kiểm tra hiện ra:

Trường hợp 1: Chữ ký hợp lệ: Hiển thị thông báo có đầy đủ thông tin của chữ ký số và chứng thư số: Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào; Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra; Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi; Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

Trường hợp 2: Chữ ký không hợp lệ: Hệ thống sẽ thông báo lỗi chi tiết tại mục “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”. 

Cách 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên phần mềm ký số NEACSigner

NEACSigner là phần mềm ký số do Bộ Thông tin và Truyền thông phát triển hỗ trợ các tính năng như: tạo chữ ký số, ký kết tài liệu trực tuyến, chuyển đổi tài liệu office sang pdf,… Ngoài ra, NEACSigner còn hỗ trợ kiểm tra chữ ký số hợp lệ cho mọi tài liệu điện tử bằng hướng dẫn sau đây:

• Bước 1: Truy cập tại web NEAC
• Bước 2: Chọn “Dịch vụ trực tuyến”, sau đó chọn “Kiểm tra văn bản ký số”, chọn “Tải phần mềm ký số NEACSigner”, sau đó mở tệp đã tải và cài đặt phần mềm. 
• Bước 3: Mở phần mềm => Chọn “Hệ thống” => Chọn “Mở tệp”

• Bước 4: Tệp được mở => Chọn “Kiểm tra chữ ký” (góc phải trên giao diện)
• Bước 5: Kết quả kiểm tra hiển thị
  • TH chữ ký hợp lệ: Thông tin chữ ký số đầy đủ.
  • TH chữ ký không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo trên màn hình. 

Cách 3: Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên website của bên thứ 3

Ngoài cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ trên các trang thông tin hệ thống điện tử trực tuyến, người dùng có thể kiểm tra thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành các giao dịch điện tử như hoá đơn điện tử, hợp đồng điện tử…vì trong tệp văn bản ký số áp dụng mẫu văn bản được soạn thảo sẵn bởi bên thứ 3 cung cấp. 

• Bước 1: Truy cập Website tra cứu hoá đơn hoặc hợp đồng của nhà cung cấp mẫu soạn thảo văn bản đó.
• Bước 2: Xem kết quả qua 2 trường hợp hệ thống sẽ thông báo: Chữ ký số hợp lệ hoặc chữ ký số không hợp lệ

3. Cách xử lý khi chữ ký số không hợp lệ

Trong trường hợp hệ thống kiểm tra báo lỗi chữ ký số không hợp lệ hoặc không nhận diện được chữ ký, người dùng nên thực hiện một số bước sau để khắc phục:

• Chủ động liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để kiểm tra nguyên nhân. Có thể chữ ký số đã hết hạn, gặp lỗi hệ thống, hoặc cần gia hạn chứng thư số.
• Kiểm tra trạng thái chữ ký tại bên thứ ba hoặc đối tác liên quan để xác định chính xác vấn đề phát sinh từ đâu.
• Lưu ý lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số có uy tín, đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số từ các đơn vị không được cấp phép có thể khiến các giao dịch, hợp đồng điện tử mất hiệu lực, dẫn đến nhiều rủi ro cho người sử dụng.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp chữ ký số ECA uy tín, bảo mật cao, đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý và tối ưu cho mọi hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp!