Để tăng tính xác thực và giá trị pháp lý nhiều tổ chức và cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng lao động. Vậy, công chứng hợp đồng lao động ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền công chứng và thủ tục tiến hành như thế nào? Bài viết dưới đây HHDT sẽ phân tích rõ để bạn hiểu rõ và có cái nhìn toàn diện hơn.

Công chứng hợp đồng lao động.

1. Tại sao nên công chứng hợp đồng lao động

Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực (trừ một số trường hợp đặc thù), mà chỉ cần có sự xác nhận của hai bên bằng cách ký tên hoặc đóng dấu trên hợp đồng lao động hay thỏa thuận làm việc.

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng đảm bảo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về quyền, nghĩa vụ cũng như các điều khoản liên quan đến việc làm. Việc công chứng hợp đồng lao động có thể mang đến nhiều lợi ích như:

• Tăng giá trị pháp lý và tính xác thực: Xác nhận chữ ký, thông tin và nội dung hợp đồng là đúng sự thật, qua đó bảo đảm văn bản có giá trị chứng cứ cao khi xảy ra tranh chấp.
• Giảm rủi ro tranh chấp: Các điều khoản được rà soát kỹ lưỡng, giảm nguy cơ tranh chấp hợp đồng hoặc hủy hợp đồng.
• Tạo uy tín và sự minh bạch: Thể hiện thiện chí hợp tác, sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quan hệ lao động.
• Thuận tiện khi làm thủ tục hành chính: Một số thủ tục như làm hồ sơ xin visa lao động, hoặc làm việc với ngân hàng, tổ chức bảo hiểm… có thể yêu cầu hợp đồng lao động được công chứng hoặc chứng thực.

2. Công chứng hợp đồng lao động ở đâu? Thủ tục như thế nào?

Người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn nhiều địa điểm để công chứng hợp đồng lao động. Các địa điểm này phải được cấp phép theo quy định để công chứng hoặc là cơ quan quản lý Nhà nước được phân thẩm quyền.

Nơi công chứng hợp đồng lao động.

2.1. Điểm công chứng hợp đồng lao động

Trong quá trình tuyển dụng và ký kết hợp đồng, nhiều người lao động và doanh nghiệp băn khoăn về việc phải công chứng hợp đồng lao động ở đâu để đảm bảo giá trị pháp lý. Dưới đây là các điểm mà người lao động và doanh nghiệp có thể công chứng hợp đồng.

1. Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng

Người lao động và doanh nghiệp có thể công chứng hợp đồng lao động tại các tổ chức hành nghề công chứng được Sở Tư pháp cấp phép hoạt động. Công chứng viên sẽ xác nhận chữ ký, nội dung và lưu trữ bản hợp đồng.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã/phường

Người lao động, người sử dụng lao động có thể thực hiện công chứng hợp đồng lao động tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường. Các bên thực hiện chứng thực chữ ký theo yêu cầu, phù hợp với trường hợp các bên muốn xác nhận nhanh, chi phí thấp.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài

Đối với hợp đồng lao động có yếu tố nước nước ngoài (ký kết với người lao động/nhà tuyển dụng đang ở ngoài lãnh thổ Việt Nam), các bên có thể lựa chọn công chứng hợp đồng tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

2.2. Thủ tục công chứng hợp đồng lao động

Khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng lao động, cần chuẩn bị:

• Hợp đồng lao động (in sẵn, có chữ ký nháp của các bên).
• Giấy tờ tùy thân của người lao động và người sử dụng lao động (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Nếu người sử dụng lao động là doanh nghiệp cần giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép kinh doanh).
• Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu của đơn vị công chứng (nếu có).

Thủ tục công chứng hợp đồng lao động.

Quy trình công chứng như sau:

• Bước 1: Các bên nộp hồ sơ cùng với phiếu yêu cầu công chứng (nếu cần)
• Bước 2: Công chứng viên/Chủ tịch UBND xã kiểm tra
• Bước 3: Các bên ký trước mặt người chứng nhận
• Bước 4: Các bên nhận hợp đồng đã công chứng/chứng thực.

Lưu ý: Hợp đồng lao động được công chứng 2 bản mỗi bên giữ một bản. Đối với hợp đồng lao động có yếu tố nước ngoài, nên sử dụng hợp đồng công chứng song ngữ và kèm bản dịch công chứng.

3. Sử dụng hợp đồng lao động điện tử rút gọn thủ tục công chứng hợp đồng lao động

Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại, giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình ký kết và quản lý hợp đồng. Với hình thức giao kết hợp đồng này, các bên có thể ký kết từ xa thông qua chữ ký số, không cần gặp mặt trực tiếp, qua đó rút gọn hoặc loại bỏ hoàn toàn thủ tục công chứng mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý cao như đối với văn bản giấy.

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử còn giúp dữ liệu hợp đồng được lưu trữ an toàn trên hệ thống số, dễ dàng tra cứu khi cần. Điều này không chỉ mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp và người lao động, mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và bảo vệ quyền lợi đôi bên.

Như vậy, người lao động và doanh nghiệp có thể thực hiện công chứng hợp đồng lao động tại Phòng/Văn phòng công chứng, tại UBND cấp xã hoặc cơ quan đại diện ngoại giao. Các bên có thể thỏa thuận lựa chọn các địa điểm công chứng phù hợp với trường hợp của mình, đồng thời lưu ý chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ thủ tục sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.