Sử dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) đã trở thành một giải pháp không thể thiếu giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí. Việc nắm rõ quy trình ký hợp đồng điện tử chuẩn xác giúp hợp đồng có giá trị pháp lý cao. Bên cạnh đó, các bên tham gia hợp đồng tránh được rủi ro gây thiệt hại đến uy tín và thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.

1. 6 bước quy trình ký hợp đồng điện tử chuyên nghiệp

Ký hợp đồng điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến trong nhiều doanh nghiệp nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, cá nhân mới ký hợp đồng điện tử lần đầu sẽ còn bỡ ngỡ về quy trình ký.

Quy trình ký hợp đồng điện tử.

Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình ký kết một hợp đồng điện tử hợp pháp và hiệu quả:

Bước 1: Soạn thảo nội dung hợp đồng

Các bên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng theo các điều khoản đã thỏa thuận về đối tượng, giá trị, quyền và nghĩa vụ…

Có thể sử dụng phần mềm xử lý văn bản (Word, PDF…) để tạo tài liệu.

Bước 2: Gửi hợp đồng cho các bên tham gia ký

Bên soạn thảo hợp đồng gửi hợp đồng điện tử ban đầu cho các bên tham gia thông qua các phương tiện như email, hoặc thông qua phần mềm ký hợp đồng điện tử. Các bên kiểm tra lại nội dung, đối chiếu điều khoản trước khi ký.

Bước 3: Xác thực thông tin người ký

Trong trường hợp doanh nghiệp, cá nhân sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử, hệ thống yêu cầu xác minh người ký qua chữ ký số. Có thể sử dụng các hình thức xác minh khác như xác minh người ký qua email, OTP, tài khoản cá nhân. Việc xác thực này giúp đảm bảo người ký là đúng người có thẩm quyền và bảo mật thông tin.

Bước 4: Ký số vào hợp đồng

Người đại diện ký hợp đồng bằng chữ ký số hoặc ký điện tử (tùy thuộc vào nền tảng sử dụng). Chữ ký số được sử dụng ký hợp đồng phải là chữ ký số an toàn theo quy định của pháp luật để đảm bảo hợp đồng có tính pháp lý cao.

Ký số vào hợp đồng điện tử.

Bước 5: Gửi lại hợp đồng cho các bên liên quan

Sau khi việc ký số hoàn tất, hệ thống sẽ gửi bản hợp đồng hoàn chỉnh đã ký cho từng bên tham gia hợp đồng. 

Bước 6: Lưu trữ hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, đám mây hoặc máy chủ nội bộ, đảm bảo an toàn và dễ tra cứu khi cần.

Tùy từng doanh nghiệp, cá nhân mà có thể lựa chọn hình thức lưu trữ hợp đồng sau:

• Lưu trữ dưới định dạng PDF
• Lưu trữ dưới dạng bản word
• Lưu trữ dưới dạng hình ảnh 
• Lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu được pháp luật công nhận.

Sau khi hoàn tất quy trình ký hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ hợp đồng như đối với hợp đồng giấy (thường là 5–10 năm tùy lĩnh vực).

2. Những lưu ý quan trọng để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý

Rất nhiều trường hợp sau khi ký phát hiện hợp đồng vô hiệu. Do đó, để hợp đồng điện tử được công nhận và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng, tuân thủ quy định về giao dịch điện tử.
• Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật.

• Các bên tham gia có đầy đủ năng lực pháp lý và thẩm quyền ký kết.
• Chữ ký số còn hiệu lực theo Luật Giao dịch điện tử.
• Có lưu vết rõ ràng về quá trình ký, xác thực, thời gian giao dịch.

Trên đây BHXH đã chia sẻ về quy trình ký hợp đồng điện tử, các cá nhân và doanh nghiệp có thể tham khảo áp dụng vào thực tế khi phát sinh giao dịch điện tử. Trong bối cảnh chuyển đổi số là xu hướng tất yếu, hợp đồng điện tử chính là công cụ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, bắt nhịp nhanh hơn với thị trường đến gần hơn với thành công.