Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong hoạt động thương mại điện tử đặc biệt là kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội, hay khai hải quan,… Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn trong giao dịch điện tử cần đổi chữ ký số trong một số trường hợp nhất định. Dưới đây là 5 trường hợp cần đổi chữ ký số doanh nghiệp cần nắm được.

5 trường hợp cần đổi chữ ký số mới.

1. Trường hợp chữ ký số hết hạn sử dụng

Thông thường doanh nghiệp sẽ đăng ký thời hạn sử dụng chữ ký số từ 1-3 năm. Chữ ký số hết hạn sử dụng dẫn đến việc không thể sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử, chứng từ điện tử hay thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, cơ quan thuế hay với ngân hàng. 

Theo đó, chữ ký số hết hạn sử dụng bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi chữ ký số (mua mới, đăng ký chữ ký số mới). Việc chậm đổi có thể gây gián đoạn trong việc kê khai, nộp thuế, xuất hóa đơn…

2. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin pháp lý

Doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số khi có sự thay đổi về thông tin pháp lý bao gồm:

• Thay đổi về tên doanh nghiệp
• Thay đổi về mã số thuế doanh nghiệp
• Thay đổi về địa chỉ trụ sở chính và người đại diện pháp luật

Khi đó, chữ ký số cũ sẽ không còn khớp với thông tin trong hệ thống quản lý thuế và các cơ quan chức năng. Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký chữ ký số mới để đồng bộ dữ liệu và đảm bảo tính pháp lý.

3. Đổi nhà cung cấp chữ ký số

Nhà cung cấp chữ ký số thay đổi thì doanh nghiệp đổi chữ ký số mới.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đổi nhà cung cấp chữ ký số khác có chi phí hợp lý hơn, dịch vụ hỗ trợ tốt hơn hoặc có tích hợp phần mềm liên quan như: hóa đơn điện tử, thuế, BHXH… thì doanh nghiệp sẽ được cấp mới chữ ký số mới từ nhà cung cấp mới thay thế cho token cũ.

4. Chữ ký số bị mất, bị lỗi 

Doanh nghiệp cần đổi chữ ký số trong trường hợp sau:

• Chữ ký số (USB Token) bị mất 
• Chữ ký số bị lỗi không thể khắc phục hoặc sửa chữa. 

Các trường hợp không thể đăng nhập chữ ký số, chữ ký số bị khóa do nhập sai mã PIN nhiều lần, phát sinh lỗi hệ thống, không thể ký số doanh nghiệp có thể liên hệ với đơn vị cung cấp để được hỗ trợ khắc phục. Trường hợp không thể khắc phục thì doanh nghiệp cần đổi chữ ký số. 

5. Trường hợp có yêu cầu từ cơ quan chức năng

Một số trường hợp đặc biệt, nếu cơ quan thuế, hải quan hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ phát hiện chữ ký số có sai lệch thông tin, doanh nghiệp cũng sẽ nhận được thông báo yêu cầu cập nhật hoặc thay đổi chữ ký số mới. 

Việc thay đổi chữ ký số mới giúp doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình giao dịch với cơ quan thuế, cơ quan chức năng. Bên cạnh đó, thay đổi chữ ký số mới đảm bảo yêu cầu về pháp lý, tính bảo mật và an toàn cho các giao dịch điện tử.

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong hoạt động kê khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, khai hải quan,…  Việc nắm rõ các trường hợp cần đổi chữ ký số mới không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động suôn sẻ mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật trong mọi giao dịch điện tử. Tham khảo BHXH để biết thêm nhiều thông tin bổ ích nhé.