Trong bối cảnh số hóa và làm việc từ xa ngày càng phổ biến, việc sử dụng bản scan hợp đồng để lưu trữ, gửi qua email hoặc phục vụ giao dịch đã trở nên quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ bản chất pháp lý của hợp đồng scan và dễ nhầm lẫn với các hình thức tài liệu điện tử khác. Do đó, bài viết HDDT dưới đây sẽ làm rõ khái niệm, mục đích sử dụng cũng như những sai lầm phổ biến cần tránh khi sử dụng loại tài liệu này.

1. Hợp đồng scan là gì? Có giá trị pháp lý không?

Khi ký kết hợp đồng, giao dịch online, cá nhân và doanh nghiệp thường sử dụng hợp đồng scan để gửi cho nhau. Vậy scan hợp đồng là gì? Nó có ý nghĩa về mặt pháp lý hay không?

1.1 Scan hợp đồng là gì?

Hợp đồng scan là bản sao chụp (thường dưới định dạng PDF hoặc hình ảnh) của hợp đồng giấy gốc đã được ký kết bằng tay (ký tay). Nói cách khác, sau khi hai bên ký kết hợp đồng bằng văn bản giấy, họ scan (quét) lại bản hợp đồng này để lưu trữ, gửi qua email hoặc dùng trong các giao dịch trực tuyến.

Hợp đồng lao động scan bằng điện thoại.

1.2 Giá trị pháp lý của hợp đồng scan

Hợp đồng scan có giá trị về mặt pháp lý hay không, là điều khiến nhiều người lao động quan tâm.

Trên thực tế, hợp đồng scan không có giá trị về mặt pháp lý mà chỉ dùng trong mục đích trao đổi thông tin một cách chuyên nghiệp hơn.

Hợp đồng scan có giá trị pháp lý khi được ký điện tử, chuyển thành hợp đồng điện tử.

2. Scan hợp đồng để làm gì?

Scan hợp đồng có thể phục vụ nhiều mục đích quan trọng, bao gồm:

• Lưu trữ điện tử: Giúp lưu giữ hợp đồng dưới dạng file (PDF, ảnh…) để dễ dàng tìm kiếm, sao lưu và bảo mật thông tin.
• Chia sẻ nhanh chóng: Có thể gửi hợp đồng qua email, các nền tảng làm việc online hoặc hệ thống quản lý tài liệu mà không cần bản gốc.
• Ký số, ký điện tử: Một số hệ thống yêu cầu bản scan hợp đồng để xác minh nội dung trước khi thực hiện ký số, ký điện tử.
• So sánh, tra cứu nội dung: Dùng phần mềm OCR để chuyển bản scan thành văn bản, phục vụ việc chỉnh sửa, đối chiếu, hoặc phân tích nội dung.
• Làm bằng chứng pháp lý: Trong một số trường hợp tranh chấp, bản scan có thể được dùng để đối chiếu với bản gốc hoặc chứng minh sự tồn tại của hợp đồng.

Trong quy định tại Điều 8, Nghị định 174/2016/NĐ-CP có để cập đến các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, trong đó có hợp đồng. Bên cạnh đó, theo Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định tùy vào từng loại tài liệu khác nhau, mà kế toán phải lưu trữ tối thiểu từ 5-10 năm. Do đó, doanh nghiệp sử dụng lao động cần lưu trữ hợp đồng bằng bản mềm (bằng cách lưu trữ dưới dạng số hóa thông qua scan văn bản) hoặc bản cứng (văn bản giấy).

Lưu ý đối với hợp đồng scan.

3. 5 sai lầm về hợp đồng scan cần lưu ý

Rất nhiều người (kể cả trong doanh nghiệp) thường nhầm lẫn giữa việc scan hợp đồng và các hình thức khác như bản sao, bản photo, hợp đồng điện tử, ký số… Dưới đây là những nhầm lẫn phổ biến nhất và cách phân biệt:

Nhầm giữa “scan” và “bản sao công chứng”

Nhiều người tưởng rằng bản scan có thể dùng thay cho bản sao công chứng trong thủ tục hành chính, điều này là hoàn toàn sai, cần phân biệt:

• Scan chỉ là bản chụp lại (file ảnh hoặc PDF) của hợp đồng, không có giá trị pháp lý độc lập nếu không có đối chiếu bản gốc.
• Bản sao công chứng: Là bản photo có xác nhận của cơ quan công chứng thì mới có giá trị pháp lý độc lập.

Nhầm giữa “scan” và “ký điện tử”

Một số người nghĩ rằng gửi bản scan có chữ ký tay qua email sẽ tương đương với hợp đồng điện tử. Điều này là sai, cần phân biệt scan và hợp đồng điện tử:

• Scan hợp đồng ký tay: Chỉ là hình ảnh của bản giấy đã ký.
• Hợp đồng ký điện tử: Có chứng thư số, xác thực qua phần mềm, được cung cấp dịch vụ ký số và mã hóa dữ liệu bảo mật bởi đơn vị có thẩm quyền và được pháp luật Việt Nam công nhận có giá trị pháp lý.

Nhầm giữa “scan màu” và “scan đen trắng”

• Với những hợp đồng có dấu đỏ, chữ ký tay, nếu scan đen trắng thì thông tin không được thể hiện rõ ràng. Do đó, nếu hợp đồng có màu sắc khác ngoài màu đen trắng thì nên scan màu, rõ nét, đủ dấu và chữ ký.

Nhầm lẫn về giá trị pháp lý

• Scan chỉ có giá trị tham khảo hoặc hỗ trợ (trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc đã chuyển đổi sang hợp đồng điện tử có ký số).
• Đôi khi người lao động giữ file scan mà lầm tưởng đã “nắm bằng chứng pháp lý” vững chắc nhưng nếu không đối chiếu được với bản gốc, vẫn có thể bị đơn vị có thẩm quyền bác bỏ.

Scan thiếu trang hoặc thiếu chữ ký

• Scan vội, thiếu trang phụ lục, trang ký tên, hoặc chỉ scan mỗi trang đầu dẫn đến hợp đồng không đầy đủ, không có giá trị.

Tóm lại, hợp đồng scan chỉ là bản sao điện tử của hợp đồng giấy đã ký tay và thường chỉ mang tính chất hỗ trợ, lưu trữ, hoặc trao đổi thông tin. Nó không tự động có giá trị pháp lý như hợp đồng điện tử có ký số, hay bản sao công chứng. Do đó, các cá nhân và doanh nghiệp cần nhận diện đúng bản chất và phạm vi sử dụng của hợp đồng scan để tránh những nhầm lẫn không đáng có, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch quan trọng trong thời đại số.