Hiện nay, trong các văn bản pháp lý chưa có quy định rõ ràng về ký nháy, tuy nhiên lại được sử dụng phổ biến như một quy trình nội bộ trong cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp. Khi thực hiện ký nháy người ký nháy cần tuân thủ một số quy tắc nhất định. 

2.1. Mực ký nháy

Tại Khoản 6, Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 quy định về ký ban hành văn bản trong công tác văn thư như sau:

“6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”

Như vậy, khi ký nháy trong các văn bản hành chính, người ký cũng cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đồng thời người ký nháy không dùng bút có mực đỏ, bút chì để ký nháy.

2.2. Trách nhiệm pháp lý của người ký nháy

Theo quy định tại Mục II, Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì người ký nháy hợp đồng hoặc văn bản không cần phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung của hợp đồng hoặc văn bản đó. Trách nhiệm pháp lý chính đối với nội dung văn bản sẽ thuộc về người có thẩm quyền ký chính thức. 

Tuy nhiên, trường hợp người ký nháy là người chịu trách nhiệm rà soát và soạn thảo văn bản không thực hiện đúng quy định, dẫn đến sai sót và gây thiệt hại, họ có thể bị cơ quan áp dụng các hình thức kỷ luật hoặc khiển trách.

2.3. Vị trí ký nháy

trên thực tế không có quy định cụ thể về vị trí ký nháy. Vị trí ký nháy thường được quy định theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp, đơn vị. 

Các vị trí ký nháy thường gặp:

• Cuối mỗi trang văn bản: Nhằm tránh tình trạng thêm các chi tiết hoặc các trang bị chỉnh sửa, đổi nội dung sau khi đã ký nháy.
• Cuối mỗi dòng hoặc đoạn văn bản: Nhằm xác nhận nội dung của dòng hoặc đoạn đó đã được xem xét.
• Góc trên bên phải văn bản: Đánh dấu văn bản đã kiểm tra.
•  Bên cạnh phần “Nơi nhận”: Nhằm xác nhận phần đơn vị, bộ phận nhận văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác.

3. Chữ ký nháy khác gì với chữ ký chính thức?

Việc phân biệt rõ mục đích của chữ ký nháy và chữ ký chính thức giúp người ký và người sử dụng chữ ký nháy tránh được các rủi ro trong hợp tác kinh tế hay trong các quyết định quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức.

Lưu ý khi thực hiện ký nháy:

• Không ký nháy khi chưa kiểm tra cẩn thận nội dung văn bản.

• Nên sử dụng bút mực xanh, không ký bằng bút chì hoặc mực đỏ.
• Ký nháy thường là chữ ký nhỏ, viết tắt của tên hoặc họ tên, không cần ghi rõ chức vụ.
• Mỗi trang văn bản có thể có 1 hoặc nhiều chữ ký nháy tùy quy định nội bộ.

Việc hiểu rõ ký nháy là gì và các quy định về ký nháy trong văn bản hành chính giúp bạn có thể kiểm soát nội dung, tránh sai sót và thể hiện rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận. Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký chính thức, tuy nhiên lại đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của văn bản trước khi trình ký.