Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chữ ký số không chỉ là công cụ pháp lý để xác thực văn bản, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn thông tin và thúc đẩy giao dịch điện tử. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn còn mơ hồ về hình ảnh chữ ký số trên văn bản điện tử, cũng như cách kiểm tra tính hợp lệ của nó. Dưới đây BHXH sẽ cung cấp những hình ảnh thực tế cũng như hướng dẫn cách kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số (chữ ký điện tử).

1. Mẫu hình ảnh chữ ký số trên văn bản điện tử

Hình ảnh chữ ký số trên văn bản điện tử không giống như chữ ký tay – nó là một khối dữ liệu mã hóa được hiển thị trực tiếp trên văn bản dưới dạng một khung thông tin hoặc biểu tượng kỹ thuật số.

Dưới đây là minh họa trực quan cho các loại chữ ký số phổ biến:

1.1 Hình ảnh chữ ký số cá nhân

Hiển thị dưới dạng một khung chữ ký ở cuối văn bản hoặc ngay vị trí cần xác thực, kèm theo biểu tượng ổ khóa hoặc dấu tích màu xanh lá nếu hợp lệ.

Hình ảnh minh họa chữ ký số của cá nhân

1.2 Hình ảnh chữ ký số của công ty

Chữ ký số công ty thường gắn ở cuối hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử. Nhiều phần mềm còn cho phép tích hợp cả logo doanh nghiệp vào hình ảnh chữ ký số.

Hình ảnh minh họa chữ ký số của công ty

1.3 Hình ảnh chữ ký số mua hàng

Hình ảnh chữ ký này thường xuất hiện tại cuối đơn hàng điện tử hoặc hợp đồng trực tuyến giữa hai bên trong quy trình mua bán.

Thông thường, nếu là hợp đồng điện tử, cần chữ ký điện tử (chữ ký số hợp lệ của các bên).

Trường hợp là hợp đồng giấy, phía cung cấp dịch vụ/ bán hàng thường ký sẵn chữ ký điện tử, sau đó in ra văn bản giấy, sau đó người mua ký bằng tay.

Hình ảnh minh họa chữ ký số khi mua hàng

2. Quy định về chữ ký số hợp lệ

Việc sử dụng chữ ký số cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực giao dịch. Cụ thể:

2.1 Quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được hiểu là: “Dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, mà người có được thông điệp ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác nguồn gốc và tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu đó.”

Tại Điều 8 Nghị định này quy định điều kiện chữ ký số hợp lệ gồm:

• Được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực
• Chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đã được cấp phép
• Không bị thu hồi hoặc bị cảnh báo rủi ro
• Không có sự thay đổi nào trong văn bản sau khi ký

Quy định pháp lý của chữ ký số

2.2 Giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo Điều 24 và Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005:

• Văn bản có chữ ký số hợp lệ được coi là có giá trị pháp lý như chữ ký tay trên văn bản giấy.
• Có thể sử dụng để ký kết hợp đồng, hóa đơn, biên bản, hồ sơ kê khai thuế, BHXH, hải quan,…

Như vậy, chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ có giá trị pháp lý như chữ ký tươi trên văn bản giấy.

>>> Xem thêm: Chữ ký số giá bao nhiêu, mua chữ ký số ở đâu

3. Cách kiểm tra hình ảnh chữ ký số hợp lệ

Muốn biết hình ảnh chữ ký có hợp lệ hay không, có thể tra cứu theo 1 trong 3 cách thức sau đây:

3.1 Qua website Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia

Để thực hiện tra cứu hình ảnh chữ ký số hợp lệ trên trung tâm chứng thực điện tử quốc gia NEAC, người dùng thực hiện các bước sau:

– Truy cập: https://neac.gov.vn
– Chọn chức năng “Tra cứu chứng thư số”
– Nhập Serial Number, tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực, hoặc tải tệp văn bản đính kèm để kiểm tra trực tiếp.

– Kết quả sẽ hiển thị:

• Trạng thái của chứng thư số (còn hiệu lực, hết hạn, bị thu hồi)
• Thông tin về chủ sở hữu chữ ký số

3.2 Qua phần mềm ký số của Bộ Thông tin và Truyền thông

Phần mềm Ký số CKS NEAC do Bộ TTTT phát triển có thể giúp bạn:

• Ký số văn bản điện tử
• Kiểm tra trạng thái chữ ký (hợp lệ, hết hạn, bị thu hồi…)
• Hiển thị thông tin chi tiết về người ký và nhà cung cấp

Để thực hiện tra cứu hình ảnh chữ ký số hợp lệ trên trang thông tin của Bộ Thông tin và Truyền thông, người dùng thực hiện các bước sau:

• Truy cập trang chủ: https://neac.gov.vn
• Chọn mục “Tài nguyên – Phần mềm kiểm tra chữ ký số”
• Tải file NEAC eSigner Setup (.exe) về máy tính
• Cài đặt theo hướng dẫn mặc định

(Phần mềm hoàn toàn miễn phí và do cơ quan nhà nước phát hành nên rất an toàn.)

• Sau khi cài đặt, mở phần mềm lên.
• Giao diện chính hiển thị ô tải file văn bản có chữ ký số
• Nhấn nút “Chọn tệp” hoặc kéo thả file PDF vào giao diện
• Phần mềm sẽ tự động đọc thông tin chữ ký số và hiển thị chi tiết:

•  Chữ ký hợp lệ” → Văn bản có giá trị pháp lý
• Nếu báo: “Chữ ký không hợp lệ” → Có thể do:

• File bị sửa sau khi ký
• Chứng thư số bị thu hồi hoặc hết hạn
• Nhà cung cấp không hợp lệ

3.3 Tại website của bên thứ ba cung cấp dịch vụ điện tử 

Các nhà cung cấp chữ ký số lớn đều có công cụ kiểm tra online chữ ký số miễn phí trên hệ thống. Bạn chỉ cần upload văn bản đã ký hoặc dán serial vào công cụ trên hệ thống để kiểm tra tính hợp lệ.

Một số công cụ kiểm tra chữ ký số của các thương hiệu lớn như: Chữ ký số ECA (ThaisonSoft), VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, CMC-CA…

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong xác thực và bảo đảm tính pháp lý của văn bản điện tử trong thời đại số. Việc hiểu rõ hình ảnh chữ ký số cũng như cách tra cứu tính hợp lệ sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp sử dụng công cụ này một cách hiệu quả, an toàn và đúng quy định pháp luật. Qua các hướng dẫn cụ thể, người dùng hoàn toàn có thể tự kiểm tra và xác minh chữ ký số trên các văn bản điện tử một cách dễ dàng.