Trong quá trình hợp tác lao động hoặc kinh doanh, việc gia hạn hợp đồng là một bước quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên được tiếp tục duy trì. Bài viết dưới đây BHXH sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, thời điểm cần gia hạn hợp đồng, cũng như các quy định pháp luật liên quan mà các bên tham gia cần nắm chắc.

Gia hạn hợp đồng.

1. Gia hạn hợp đồng là gì?

Gia hạn hợp đồng là việc các bên tham gia hợp đồng đồng thuận kéo dài thời hạn hiệu lực của hợp đồng hiện tại sau khi hợp đồng đó hết hạn. Gia hạn hợp đồng thường được thực hiện dưới hình thức ký phụ lục hợp đồng hoặc một hợp đồng mới, tùy theo thỏa thuận giữa các bên.

Mục đích của việc gia hạn hợp đồng là để tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ, quyền lợi đã được ghi nhận trong hợp đồng cũ mà không cần phải soạn thảo hợp đồng hoàn toàn mới, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy định về tái ký hợp đồng

2. Khi nào phải gia hạn hợp đồng?

Việc gia hạn hợp đồng thường được thực hiện khi thời hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng kinh tế sắp hết, nhưng các bên vẫn muốn duy trì mối quan hệ công việc hoặc hợp tác. Tuy nhiên, cần lưu ý các quy định pháp luật về việc thông báo gia hạn hay chấm dứt hợp đồng để đảm bảo đúng thủ tục và quyền lợi.

Theo Bộ luật Lao động 2012, trước đây, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động biết ít nhất 15 ngày trước ngày hợp đồng hết hạn (Điều 47 Bộ luật Lao động 2012). Điều này nhằm giúp người lao động có thời gian chuẩn bị và lựa chọn phương án tiếp theo.

Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 đã có sự thay đổi: Căn cứ Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động vẫn phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng hết hạn, nhưng không bắt buộc phải báo trước về số ngày cụ thể, trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34.

Điều này cho thấy, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thông báo cho người lao động khi hợp đồng hết hạn, song quy định về thời gian báo trước đã được bãi bỏ, tạo sự linh hoạt hơn trong quản lý hợp đồng.

3. Không gia hạn hợp đồng có bị phạt không?

Việc không thông báo hoặc không gia hạn hợp đồng đúng quy định có thể dẫn đến các chế tài xử phạt nghiêm khắc.

Theo Khoản 1, Điều 12, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng hết hạn sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân là người sử dụng lao động vi phạm.
• Đối với tổ chức, mức phạt sẽ là gấp đôi mức phạt đối với cá nhân, tức từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không thông báo cho người lao động về việc hợp đồng hết hạn hoặc không thực hiện gia hạn theo thỏa thuận, sẽ có thể bị phạt tiền từ 2 đến 6 triệu đồng đối với tổ chức.

4. Trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng lao động

Căn cứ theo Điều 48, Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, các bên trong quan hệ lao động có trách nhiệm thực hiện những điều sau:

• Người sử dụng lao động phải hoàn trả các quyền lợi, tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho người lao động đúng quy định.
• Người lao động có trách nhiệm bàn giao lại công việc, tài sản, tài liệu liên quan đến quá trình làm việc, hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp  theo thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật.
• Hai bên cần thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng theo đúng trình tự, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ được giải quyết đầy đủ, thanh toán các khoản tiền thuộc về mỗi bên trong vòng 14 ngày làm việc.

>>> Xem thêm: phần mềm hợp đồng điện tử, hợp đồng điện tử.

Việc gia hạn hợp đồng là một bước quan trọng trong quá trình duy trì quan hệ hợp tác, lao động. Các bên cần nắm rõ các quy định pháp luật về thông báo, trách nhiệm khi hợp đồng hết hạn, cũng như hậu quả pháp lý nếu không thực hiện đúng quy định. Đặc biệt, doanh nghiệp nên chủ động thông báo và gia hạn hợp đồng kịp thời để tránh các rủi ro về mặt pháp lý và tài chính.