Trong quá trình sử dụng file PDF, nhiều người gặp phải vấn đề khi file không hiển thị chữ ký số, gây khó khăn trong việc xác thực và sử dụng tài liệu. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ lỗi phần mềm cho đến vấn đề về định dạng file. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách khắc phục lỗi file PDF không hiển thị chữ ký số một cách chi tiết.

1. Thông tin cần biết về chữ ký số

Chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và xác thực các giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và xác thực nguồn gốc của các tài liệu điện tử. Dưới đây là một số thông tin cần biết về chữ ký số:

1.1. Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số thường do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) phát hành.

Chữ ký số giúp bảo vệ và xác thực các giao dịch điện tử.

1.2. Vai trò của chữ ký số

• Xác thực người ký: Chữ ký số giúp xác nhận danh tính của người ký tài liệu, tương tự như chữ ký tay trong giao dịch giấy tờ.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Nếu tài liệu đã bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số sẽ không còn hợp lệ, giúp phát hiện hành vi chỉnh sửa trái phép.
• Bảo mật: Chữ ký số sử dụng mã hóa mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi sự xâm nhập và giả mạo.
• Chống chối bỏ: Mọi văn bản, tài liệu đã có chữ ký số thì đều không thể thay thế hay xóa bỏ.

1.3. Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số được xây dựng trên nền tảng mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính xác thực, bảo mật và không thể chối bỏ. Cấu tạo của chữ ký số gồm 3 phần chính:

• Chứng thư số (Digital Certificate): chứa các thông tin về chủ sở hữu, khóa công khai để xác minh chữ ký, thông tin về tổ chức cấp CA, ngày phát hành, hết hạn.
• Cặp khóa mã hóa: gồm khóa bí mật cho người ký sở hữu để mã hóa tài liệu khi ký, khóa công khai chia sẻ cho người nhận để giải mã và kiểm tra chữ ký.
• Thuật toán băm (Hash Algorithm): tạo ra chuỗi mã hóa duy nhất cho tài liệu để đảm bảo tài liệu không thể bị giả mạo, chỉnh sửa.

2. Hướng dẫn cách khắc phục lỗi file PDF không hiển thị chữ ký số

Cách đơn giản để khắc phục lỗi file PDF không hiển thị chữ ký số.

Không ký được chữ ký số trên file PDF có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Một trong những lý do phổ biến là bạn chưa thực hiện đúng cách hoặc phần mềm tạo file PDF của bạn đã lỗi thời, khiến chức năng ký số không hoạt động. Ví dụ, các phiên bản Foxit Reader dưới 9.5.0 không hỗ trợ ký số, vì vậy nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ, hãy kiểm tra và cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất để đảm bảo có thể ký số thành công.

Ngoài ra, một lưu ý quan trọng là khi bạn đã ký số vào file PDF, tài liệu đó sẽ không thể chỉnh sửa được nữa. Để tránh mất mát dữ liệu, bạn nên sao chép file gốc trước khi ký số. Như vậy, nếu cần chỉnh sửa sau này, bạn vẫn còn bản gốc để sử dụng.

3. Cách ký số trên file PDF

3.1. Cách ký số trên file PDF Foxit Reader

Để ký chữ ký số lên file PDF bằng phần mềm Foxit Reader, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Bạn vào Foxit Reader, sau đó mở file cần ký chữ ký số lên, chọn qua Protect.

Bước 2: Chọn Sign & Certify rồi chọn Place Signature

Bước 3: Khi con trỏ chuột thành dấu cộng thì bạn kéo thả để chọn vùng muốn ký chữ ký > Sau khi chọn xong sẽ xuất hiện bảng.

Bước 4: Điền các thông tin phù hợp vào bảng. Sau đó, chọn Sign as là chọn chữ ký phù hợp nhất là khi bạn đang dùng nhiều chữ ký, Reason là chọn lý do ký văn bản. Tại dòng Appearance Type thì bạn chọn Create New Style để tạo chữ ký theo mẫu có sẵn.

Bước 5: Sau khi tạo xong thì nhấn Sign, nhập tên file mới, rồi chọn nơi lưu trữ, chọn Save.

Bước 6: Bạn nhập mật khẩu USB Token vào hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu. Sau đó, nhấn Đăng nhập để hoàn tất và sử dụng chữ ký số.

3.2. Cách ký chữ ký số trên file PDF Adobe Reader

Cách ký chữ ký số trên file PDF với phần mềm Adobe như sau:

Bước 1: Mở file PDF cần ký số, sau đó chọn biểu tượng chữ ký số trên thanh công cụ, chọn “Sign this document” hoặc  Fill & Sign > Place Signature tùy phiên bản.

Bước 2: Khi có bảng hiển thị, chọn Draw New Signature.

Bước 3: Khi con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng, người dùng cũng kéo thả để chọn vùng đặt chữ ký.

Bước 4: Khi hộp thoại hiển thị, bạn cũng chọn các thông tin phù hợp > Chọn nơi bạn muốn lưu file ở bước kế tiếp rồi nhấn Save.

Bước 5: Nhập mật khẩu USB Token và nhấn “Đăng nhập”, chữ ký sẽ hiện ra ở khu vực bạn lựa chọn.

Như vậy, bài viết trên đây BHXH đã đề cập đến các nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục lỗi file PDF không hiển thị chữ ký số. Việc áp dụng các bước hướng dẫn như trên sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả.