Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa để xác thực danh tính của người ký trong các giao dịch điện tử. Nó hoạt động giống như chữ ký tay nhưng an toàn và bảo mật hơn trong môi trường số. Vậy khi chữ ký số hết hạn thì gia hạn như thế nào? Tham khảo bài viết ngay sau đây.

1. Chức năng của chữ ký số

• Xác thực danh tính của cá nhân, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch điện tử.
• Bảo mật thông tin, tránh giả mạo, chỉnh sửa nội dung sau khi ký.
• Được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.

2. Những lưu ý khi gia hạn chữ ký số

Khi chữ ký số hết hạn, bạn cần gia hạn hoặc đăng ký mới để tiếp tục sử dụng. Dưới đây là những việc bạn cần làm:

a) Kiểm tra thời hạn chữ ký số

• Mở phần mềm quản lý USB Token hoặc ứng dụng chữ ký số để kiểm tra ngày hết hạn.
• Nếu nhận được thông báo lỗi khi ký điện tử, có thể chữ ký số đã hết hạn.

b) Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số

• Các nhà cung cấp chữ ký số phổ biến: VNPT, Viettel-CA, FPT-CA, Bkav-CA, NewCA…
• Bạn có thể liên hệ với họ qua hotline hoặc website để yêu cầu gia hạn.

c) Chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Thông thường, để gia hạn chữ ký số, bạn cần:

• Giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp) hoặc CMND/CCCD (đối với cá nhân).
• Hợp đồng chữ ký số cũ (nếu có).
• Giấy đề nghị gia hạn theo mẫu của nhà cung cấp.

d) Thanh toán và nhận chứng thư số mới

• Sau khi thanh toán phí gia hạn, nhà cung cấp sẽ cập nhật chứng thư số mới cho bạn.
• Nếu là chữ ký số USB Token, bạn chỉ cần cập nhật trong phần mềm.
• Nếu là chữ ký số từ xa (Cloud-CA), bạn sẽ nhận được thông báo gia hạn qua ứng dụng.

e) Kiểm tra và sử dụng

• Sau khi gia hạn, kiểm tra lại chữ ký số bằng cách ký thử trên phần mềm hóa đơn điện tử, khai thuế hoặc hải quan.
• Nếu có lỗi, liên hệ ngay với nhà cung cấp để được hỗ trợ.

3. Cách gia hạn chữ ký ECA của Thái Sơn

Khi chữ ký số E-CA của Thái Sơn hết hạn, bạn cần thực hiện các bước sau để gia hạn và tiếp tục sử dụng:

a. Liên hệ với Thái Sơn để gia hạn

• Tổng đài hỗ trợ:
  • Miền Bắc: 1900 4767Miền Trung và Miền Nam: 1900 4768
  Bạn có thể gọi đến các số trên để được hỗ trợ gia hạn chữ ký số. Thái Sơn

b. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết

• USB Token: Thiết bị chứa chữ ký số đã hết hạn.
• Giấy đăng ký kinh doanh: Bản sao giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy tờ cá nhân: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật.Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình gia hạn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. ECA

c. Thực hiện gia hạn

• Sau khi liên hệ tổng đài và cung cấp hồ sơ, nhân viên kỹ thuật của Thái Sơn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước gia hạn.
• Quá trình này thường bao gồm cập nhật chứng thư số mới vào USB Token và cấu hình lại nếu cần.

d. Kiểm tra và cập nhật thông tin trên các hệ thống liên quan

• Hệ thống khai báo thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, v.v.: Sau khi gia hạn, bạn cần cập nhật thông tin chữ ký số mới trên các hệ thống này để đảm bảo hoạt động liên tục.
• Lưu ý: Việc không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến gián đoạn trong quá trình giao dịch điện tử.

Để tránh gián đoạn công việc, bạn nên kiểm tra thời hạn chữ ký số định kỳ và thực hiện gia hạn trước khi hết hạn. Thái Sơn cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 để đảm bảo khách hàng luôn nhận được sự trợ giúp kịp thời.