Trong nhiều trường hợp, khi có sự thay đổi về thông tin doanh nghiệp, chữ ký số đã đăng ký cũng cần thực hiện thay đổi theo. Vậy những trường hợp nào bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi chữ ký số mới?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được mã hóa bảo mật nhằm xác minh danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật cho nội dung ký.

Chữ ký số được sử dụng trong các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp, cá nhân như ký hợp đồng, ký tài liệu, xác minh danh tính khi thực hiện các dịch vụ công trực tuyến,…

Chữ ký số có vai trò tương tự như chữ ký viết tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp, cơ quan. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin, chữ ký số cũng có thể cần được cập nhật hoặc thay thế để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thông tin mới.

2. Những trường hợp cần đổi chữ ký số mới

Không phải trong mọi trường hợp có sự thay đổi, doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số mới. Việc thay đổi chữ ký số chỉ được thực hiện khi những yếu tố quan trọng bị thay đổi khác so với thông tin đăng ký ban đầu.

Khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký, cần đổi chữ ký số mới.

2.1 Thay đổi tên doanh nghiệp

Trong trường hợp tên doanh nghiệp cần thay đổi nhưng mã số thuế vẫn giữ nguyên thì thông tin trên chữ ký số cũng cần được chỉnh sửa. Lúc này, doanh nghiệp cần chụp lại giấy phép đăng ký kinh doanh và gửi cho nhà cung cấp chữ ký số để được cập nhật và cấp lại chữ ký số mới trong thời gian nhanh nhất.

2.2 Thay đổi người đại diện doanh nghiệp

Nếu vì một lý do nào đó mà tên người đại diện doanh nghiệp không còn giống với đăng ký kinh doanh ban đầu thì không cần phải thay đổi thông tin trên chữ ký số.

Chữ ký số cũng tương tự như con dấu của doanh nghiệp, là chữ ký đại diện cho doanh nghiệp chứ không đại diện cho người ký. Vì vậy, người sử dụng vẫn có thể sử dụng chữ ký số một cách bình thường mà không cần đổi tên người đại diện.

2.3 Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Việc địa chỉ đăng ký kinh doanh bị thay đổi cũng sẽ làm thay đổi những thông tin mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế, và tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến cả chữ ký số. Chính vì vậy, khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, việc cần làm là liên hệ và gửi ảnh chụp đăng ký kinh doanh mới nhất cho đơn vị cung cấp chữ ký số để được cập nhật một cách nhanh chóng.

2.4 Thay đổi mã số thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoàn toàn mã số thuế cũ bằng mã số thuế mới, lúc này chữ ký số đang sử dụng sẽ còn không còn hiệu lực. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành mua chữ ký số mới tương ứng với mã số thuế vừa được thay đổi để không làm ảnh hưởng đến công việc.

2.5 Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc

Doanh nghiệp vẫn cần mua chữ ký số mới trong trường hợp mở thêm chi nhánh , công ty con hạch toán phụ thuộc. Việc này được dùng để phục vụ nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể nộp thuế bằng chữ ký số của công ty mẹ và qua tài khoản nộp thuế của công ty mẹ.

2.6 Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán độc lập

Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập thì lúc này, công ty con/chi nhánh đó được coi là một doanh nghiệp hoàn toàn mới, không phụ thuộc vào công ty mẹ. Công ty con này sẽ có trách nhiệm nộp tờ khai và nộp thuế riêng biệt nên chắc chắn cần có một chữ ký số riêng để thực hiện nghĩa vụ này. Vì vậy, doanh nghiệp cần mua thêm chữ ký số mới cho mỗi chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập mở thêm.

3. Thay đổi chữ ký số mới như thế nào?

Liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số để yêu cầu thay đổi thông tin.

Để thay đổi thông tin chữ ký số, doanh nghiệp thực hiện quy trình sau:

Bước 1: Liên hệ với đại lý, đơn vị cung cấp chữ ký số đang sử dụng. 

Bước 2: Quý khách cung cấp các thông tin cần thay đổi về chữ ký số, yêu cầu đơn vị hỗ trợ thay đổi thông tin.

Bước 3: Dựa trên thông tin và hồ sơ tiếp nhận. Đơn vị đăng ký cấp mới chứng thư số, chữ ký số cho doanh nghiệp.

Bước 4: Sau khi nhận chữ ký số mới, quý khách thực hiện thay đổi chữ ký số mới trên các hệ thống dịch vụ công, thuế điện tử, hải quan điện tử, bhxh điện tử. Việc đổi chữ ký số mới kịp thời giúp các công việc không bị gián đoạn và đảm bảo thông tin chữ ký số đúng với doanh nghiệp hiện tại.

Trên đây BHXH đã cung cấp Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7. Nếu quý khách có nhu cầu đăng ký chữ ký số mới, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768