Ký hợp đồng bằng chữ ký số là một hình thức ký kết hợp đồng điện tử thuận tiện, an toàn và đảm bảo tính pháp lý cao cho giao dịch. Ký hợp đồng bằng chữ ký số có nhiều ưu điểm vượt trội so với ký hợp đồng giấy, ngày càng được ứng dụng rộng rãi hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số.

1. Chữ ký số là gì?

Trước khi tìm hiểu về việc ký hợp đồng bằng chữ ký số, cần hiểu rõ chữ ký số là gì. Căn cứ theo quy định tại Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử quy định như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên sự biến đổi của một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Trong môi trường điện tử, chữ ký số có tác dụng tương đương với chữ ký tay đối với cá nhân hay con con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp. 

2. Ký hợp đồng bằng chữ ký số  

Ký hợp đồng bằng chữ ký số được hiểu là việc sử dụng chữ ký số ký trên hợp đồng điện tử theo đó xác nhận hoặc chấm dứt mối quan hệ giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng. Chữ ký số dùng ký hợp đồng điện tử cần đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 40, Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

2.1 Mục đích của việc ký hợp đồng bằng chữ ký số

Chữ ký số sử dụng trong môi trường điện tử có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay, hoặc con dấu trong các văn bản giấy. Tại Khoản 3, Điều 23, Luật giao dịch điện tử nêu rõ:

“Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.”

Ngoài ra, chữ ký số có nhiều tính năng đặc biệt như:

• Xác thực danh tính: xác thực chính xác danh tính người ký (chủ sở hữu hợp pháp của chữ ký số).
• Chống chối bỏ: người ký không thể chối bỏ việc mình đã ký số và xác nhận đồng ý với nội dung văn bản đã ký.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: sau khi ký chữ ký số, các bên không thể sửa đổi nội dung, thêm hoặc gắn file vào hợp đồng.

Nhờ có các tính năng đặc biệt, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong đời sống xã hội và hoạt động kinh doanh hiện nay như: giao kết hợp đồng điện tử; giao dịch với cơ quan Nhà nước; giao dịch với ngân hàng; đấu thầu trực tuyến…

2.2 Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số

Quy trình ký hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua 5 bước. Cá nhân, đơn vị và doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký số lưu ý thực hiện tuần tự các bước đảm bảo hoạt động ký kết diễn ra suôn sẻ và thành công.

Quy trình ký hợp đồng chữ ký số.

Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số gồm: 

• Bước 1: Chuẩn bị

Các bên tham gia ký hợp đồng cần có chữ ký số (đảm bảo các điều kiện an toàn) để thực hiện ký số. Chữ ký số này nên mua trực tiếp từ các nhà cung cấp chữ ký số uy tín được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép.

• Bước 2: Soạn thảo hợp đồng

Bên đề nghị thực hiện soạn thảo hợp đồng điện tử trên các nền tảng hỗ trợ chữ ký số.

• Bước 3: Ký hợp đồng

Các bện đọc kỹ hợp đồng, xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng. Bên soạn thảo sẽ ký số sau đó gửi cho bên đối tác. Mỗi bên sử dụng chữ ký số của mình để ký vào hợp đồng.

• Bước 4: Xác thực

Sau khi các bên ký số thành công, hệ thống sẽ tự động xác thực chữ ký và lưu trữ hợp đồng.

• Bước 5: Kiểm tra chữ ký số

Các bên kiểm tra chữ số của đối tác, đảm bảo thông tin chữ ký số trùng khớp với chứng thư số. Chữ ký số được ký là chữ ký số đảm bảo an toàn theo quy định của Pháp luật.

2.3 Lợi ích của ký hợp đồng bằng chữ ký số

Ký hợp đồng chữ ký số có nhiều lợi ích so với các loại chữ ký điện tử khác và sơ với việc ký kết theo phương thức truyền thống. 

Ký hợp đồng nhanh, thuận tiện đảm bảo tính pháp lý.

Các lợi ích của ký hợp đồng bằng chữ ký số:

• Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số có giá trị pháp lý cao, đảm bảo cho các giao dịch an toàn và được Pháp luật công nhận. Sử dụng chữ ký số ký hợp đồng sẽ hạn chế tranh chấp, hủy hợp đồng, không thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng.

• Tăng tính bảo mật: Chữ ký số được bảo vệ bởi các thuật toán mã hóa hiện đại, đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in ấn, vận chuyển hợp đồng, giảm thiểu thời gian chờ đợi.
• Thuận tiện: Sử dụng chữ ký số, người ký có thể ký kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có thiết bị máy tính, laptop, Ipad.. được kết nối internet.
• Trình ký thuận tiện: Nhiều phần mềm hỗ trợ ký kết hợp đồng trực tuyến, giúp quá trình ký kết trở nên đơn giản và nhanh chóng.

3. Lưu ý khi ký hợp đồng bằng chữ ký số

Để việc ký hợp đồng chữ ký số diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp, đơn vị nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử để soạn thảo hợp đồng. Việc soạn thảo hợp đồng trên phần mềm hợp đồng điện tử góp phần tạo sự chuyên nghiệp trong phương thức làm việc, giảm thiểu các sai sót trong quá trình lập và ký hợp đồng điện tử.

Bên cạnh đó, cá nhân và doanh nghiệp khi ký hợp đồng cần lưu ý một số các vấn đề sau:

• Chọn nhà cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử và nhà cung cấp chữ ký số uy tín. Nếu được, ưu tiên lựa chọn cùng một nhà cung cấp, điều này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề khi gặp sự cố một cách nhanh chóng, dễ dàng.
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng: Trước khi ký, các bên cần đọc kỹ tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Chỉ ký số khi đồng ý với tất cả các nội dung đưa ra trong hợp đồng.
• Lưu trữ hợp đồng: Lưu giữ bản sao hợp đồng đã ký để làm bằng chứng pháp lý.

Ký hợp đồng chữ ký số là một giải pháp giao kết hợp đồng hiện đại,nhanh chóng và an toàn. Cá nhân, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử Icontract và chữ ký số ECA góp phần tối ưu hiệu quả làm việc.  Giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp và xã hội. Tham khảo thật nhiều thông tin bổ ích tại https://hoadondientu.edu.vn/