Chữ ký số trên hóa đơn điện điện tử được sử dụng tuân thủ theo quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ, tuân thủ quy định của Pháp luật về chữ ký số và giao dịch điện tử. Cụ thể, chữ ký số trên hóa đơn điện tử do người bán hay người mua ký, cần đảm bảo yêu cầu gì?

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

1. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề được đặc biệt quan tâm. Chữ ký số hợp lệ sẽ đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn chứng từ điện tử.

1.1 Quy định về chủ thể chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”

Như vậy, đối với hóa đơn điện tử yêu cầu về chữ ký số như sau:

=> Trường hợp người bán là doanh nghiệp tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.

=> Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. 

1.2 Để đảm bảo tính pháp lý chữ ký số được ký trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số an toàn 

Hóa đơn điện tử bắt buộc có chữ ký số của người bán hoặc chữ ký số người mua thì chữ ký số được sử dụng để ký trên hóa đơn phải là chữ ký số đảm bảo an toàn (căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018).

Cụ thể, điều kiện đảm bảo chữ ký số an toàn (quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP) là chữ ký số đáp ứng các điều kiện sau:

1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
3. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

2. Các trường hợp không cần chữ ký số của người bán hoặc người mua trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử, tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng cần có chữ ký số thì hóa đơn mới có giá trị pháp lý. 

Trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số.

Các trường hợp không cần chữ ký số của người bán hoặc người mua mà hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý được quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài) trừ trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về chữ ký số trước. 
• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số của cả người bán và người mua
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã)
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chỉ tiêu chữ ký số của người mua.

Trên đây baohiemxahoidientu.edu.vn đưa ra quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử mà có thể bạn chưa biết. Nắm rõ các quy định này sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện tốt nghiệp vụ kế toán, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch tránh các rủi ro về tài chính.