Hiện nay, chứng thực điện tử và chữ ký số là hai khái niệm được sử dụng phổ biến trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Tuy nhiên, nhiều tổ chức và cá nhân vẫn dễ nhầm lẫn giữa chứng thực điện tử và chữ ký số. Hai khái niệm này đều liên quan đến việc xác thực thông tin trong môi trường số, nhưng lại có bản chất, phạm vi và giá trị pháp lý khác nhau, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

Hiểu rõ chứng thực điện tử là gì?

1. Hiểu rõ về chứng thực điện tử và chữ ký số

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chứng thực điện tử và chữ ký số là mẫu chốt quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp ứng dụng đúng công cụ trong từng trường hợp, theo đó có thể tiết kiệm thời gian, tạo lợi thế trong quá trình hoạt động kinh doanh và tránh rủi ro. 

1.1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử được hiểu là hoạt động của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của thông tin hoặc văn bản điện tử.

Chứng thực điện tử có chức năng đảm bảo văn bản, tài liệu điện tử đúng với bản gốc, tạo cơ sở pháp lý để tài liệu điện tử được công nhận và sử dụng trong các thủ tục hành chính, pháp luật.

Ví dụ: 

• Chứng thực điện tử bản sao giấy tờ tùy thân (căn cước công dân, hộ chiếu, bằng lái xe). 
• Chứng thực điện tử đối với hợp đồng thương mại, hợp đồng nhượng quyền thương mại… thông qua cổng dịch vụ công.

1.2. Chữ ký số là gì?

Theo quy định tại Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 (Luật số 20/2023/QH15) có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, chữ ký số được định nghĩa như sau:

Chữ ký số được sử dụng để xác nhận danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký không bị thay đổi. Chữ ký số được sử dụng thay thế cho chữ ký tay và con dấu trong môi trường điện tử.

2. Khác biệt giữa chứng thực điện tử và chữ ký số

Trong quá trình phát triển xã hội số, doanh nghiệp buộc phải thực hiện nhiều hơn các giao dịch và hồ sơ điện tử. Việc phân biệt rõ giữa 2 loại là vô cùng cần thiết, bởi mỗi hình thức mang bản chất pháp lý và phạm vi áp dụng khác nhau. 

Chứng thực điện tử xác nhận tính hợp pháp của thông tin.

Dưới đây là bảng so sánh giúp phân biệt rõ chứng thực điện tử và chữ ký số:

Hiểu rõ sự khác biệt về bản chất của chứng thực điện tử và chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng đúng công cụ, tránh rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị.

3. Khi nào dùng chữ ký số, khi nào cần chứng thực điện tử?

Việc phân biệt rõ khi nào dùng chữ ký số và khi nào cần chứng thực điện tử là hết sức cần thiết, nếu sử dụng sai, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như hồ sơ bị từ chối, hợp đồng không được công nhận hoặc mất thêm chi phí xử lý lại thủ tục. Ngược lại, áp dụng đúng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo tính pháp lý trong mọi giao dịch hành chính, tài chính và thương mại.

• Trường hợp dùng chữ ký số: Khi doanh nghiệp ký hợp đồng điện tử, kê khai và nộp thuế, khai hải quan, giao dịch ngân hàng điện tử…
• Trường hợp dùng chứng thực điện tử: Khi cần xác nhận giá trị pháp lý của tài liệu điện tử so với bản gốc, hoặc khi thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến có yêu cầu xác nhận của cơ quan nhà nước.

Trên đây BHXH giải đáp khác biệt giữa chứng thực điện tử và chữ ký số. Mặc dù có điểm chung là đảm bảo tính xác thực trong giao dịch điện tử, nhưng chữ ký số và chứng thực điện tử được áp dụng trong các trường hợp khác nhau. Doanh nghiệp lưu ý phân biệt để sử dụng đúng công cụ trong từng trường hợp, theo đó vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật.