Khi nhận được một tài liệu đã ký điện tử, bạn có bao giờ thắc mắc chữ ký đó có hợp lệ hay không? Việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký điện tử giúp đảm bảo tài liệu có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong các giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây của BHXH sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra chữ ký điện tử có hợp lệ hay không một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

1. Khi nào chữ ký điện tử bị coi là không hợp lệ?

Chứng thư số cần đảm bảo đủ các nội dung quan trọng. 

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, chữ ký điện tử chỉ được công nhận hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện về chứng thư số, thời hạn và tiêu chuẩn an toàn. Nếu không đáp ứng một trong những yếu tố này, chữ ký sẽ được xem là không hợp lệ và không có giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử.

1.1. Quy định về nội dung chứng thư số

“Chứng thư số” là loại chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp, dùng để xác thực danh tính và khóa công khai của người ký. Đây chính là nền tảng để xác định người ký thực sự là chủ sở hữu của chữ ký số.

Theo quy định, chứng thư số hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Tên của thuê bao (cá nhân hoặc tổ chức sử dụng chữ ký số).
• Số hiệu chứng thư số.
• Thời hạn hiệu lực của chứng thư số.
• Khóa công khai của thuê bao.
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Quy định về phạm vi, mục đích sử dụng của chứng thư số.
• Hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức chứng thực.
• Thuật toán mật mã được sử dụng.
• Các thông tin bổ sung khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Nếu thiếu bất kỳ nội dung nào trong danh mục trên, chứng thư số sẽ không hợp lệ, kéo theo chữ ký điện tử được tạo ra từ chứng thư đó cũng không có giá trị pháp lý.

1.2. Quy định về thời hạn hiệu lực của chứng thư số

Theo Điều 59, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thời hạn sử dụng của chứng thư số được quy định cụ thể như sau

• Chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cấp có thời hạn 20 năm.
• Chứng thư số cấp mới cho thuê bao có thời hạn tối đa 5 năm.
• Khi gia hạn chứng thư, thời hạn hiệu lực tối đa là 3 năm.

Lưu ý:

Doanh nghiệp nên chủ động theo dõi và gia hạn chứng thư số đúng hạn để tránh gián đoạn hoạt động ký điện tử. Thông thường, khi gia hạn trong thời gian dài (3 năm), doanh nghiệp còn có thể nhận thêm ưu đãi từ nhà cung cấp và tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục.

2. Cách kiểm tra chữ ký điện tử hợp lệ nhanh chóng, chính xác

Có nhiều cách kiểm tra chữ ký điện tử hợp lệ. 

Để xác định chữ ký điện tử có hợp lệ hay không, người dùng có thể kiểm tra thông qua chứng thư số hoặc trực tiếp trên tài liệu điện tử. Dưới đây là các cách phổ biến nhất.

2.1. Kiểm tra chữ ký điện tử thông qua chứng thư số

Mỗi chứng thư số được cấp sẽ đi kèm mã định danh (serial number). Người dùng có thể tra cứu mã này để kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư.

Cách thực hiện:

Bước 1: Truy cập trang web chính thức của tổ chức cung cấp chữ ký số.

Bước 2: Chọn mục Tra cứu chứng thư số.

Bước 3: Nhập mã chứng thư số hoặc thông tin định danh được in trên thiết bị USB Token. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả gồm: tên thuê bao, thời hạn chứng thư, tình trạng hiệu lực và thông tin nhà cung cấp.

Nếu chứng thư đã hết hạn hoặc bị thu hồi, chữ ký số được tạo từ chứng thư đó sẽ không hợp lệ.

2.2. Kiểm tra chữ ký điện tử trên tài liệu hoặc hóa đơn điện tử

Đối với các tài liệu như hóa đơn điện tử, hợp đồng, tờ khai thuế…, bạn có thể tự kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trực tiếp trên file:

Cách kiểm tra:

• Truy cập trang web của hệ thống hóa đơn điện tử đang sử dụng
• Vào mục Kiểm tra tính hợp lệ.
• Tải lên file hóa đơn hoặc tài liệu cần kiểm tra. Hệ thống sẽ tự động phân tích và hiển thị kết quả:

• Tên doanh nghiệp phát hành.
• Mã số thuế.
• Ngày ký.
• Tình trạng chứng thư số (hợp lệ, hết hạn hoặc bị thu hồi).

Nếu kết quả hiển thị “Chữ ký không hợp lệ”, người dùng nên kiểm tra lại:

• Thiết bị ký (Token) có hoạt động bình thường không.
• Chứng thư số có còn hiệu lực hay đã hết hạn.
• Phần mềm hoặc trình duyệt có nhận đúng chứng thư số của người ký hay không.

3. Lưu ý khi kiểm tra và sử dụng chữ ký điện tử

Để đảm bảo chữ ký điện tử luôn hợp lệ và an toàn, ECA khuyến nghị:

• Thường xuyên kiểm tra hiệu lực chứng thư số và gia hạn kịp thời.
• Bảo mật tuyệt đối khóa bí mật và mã PIN, không chia sẻ cho bất kỳ ai.
• Cập nhật phần mềm ký số và trình điều khiển (driver Token) thường xuyên để tránh lỗi tương thích.
• Lưu trữ chứng thư số ở nơi an toàn, tránh thất lạc hoặc bị xâm nhập.

Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính pháp lý của mọi giao dịch điện tử, đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu trong quá trình ký và truyền tải thông tin.

4. Giải pháp chữ ký số ECA – An toàn, hợp lệ, được pháp luật công nhận

Là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín tại Việt Nam, ECA mang đến cho doanh nghiệp giải pháp ký số hiện đại, bảo mật cao, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông.

• Đảm bảo an toàn tuyệt đối với công nghệ mã hóa tiên tiến.
• Tương thích đa nền tảng, ký được trên XML, PDF, Word, Excel, hóa đơn điện tử…
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, tư vấn tận tâm 24/7.

Truy cập eca.com.vn để tìm hiểu chi tiết và đăng ký sử dụng ngay hôm nay!