Trong thời đại công nghệ số, hợp đồng điện tử đang dần thay thế hợp đồng giấy bằng những lợi ích vượt trội mà nó mang lại. Sử dụng hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và lưu trữ một cách dễ dàng. Để biết được cụ thể lợi ích ra sao và những thắc mắc khi sử dụng mời bạn tham khảo nội dung bài viết ngay dưới đây nhé.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử.

1. Lợi ích khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử

a. Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Soạn thảo, gửi, ký và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn online, không cần gặp mặt trực tiếp.
• Rút ngắn thời gian ký kết từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
• Không tốn tiền in ấn, giấy tờ, chuyển phát nhanh.
• Giảm chi phí lưu trữ hồ sơ giấy và nhân sự quản lý tài liệu.

b. Tính pháp lý đảm bảo

• Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy theo Luật Giao dịch điện tử và các nghị định liên quan.
• Tích hợp chữ ký số hoặc giải pháp ký điện tử an toàn, xác thực danh tính người ký.

c. Quản lý và lưu trữ thuận tiện

• Lưu trữ hợp đồng tập trung trên nền tảng điện toán đám mây.
• Dễ dàng tìm kiếm, phân loại, trích xuất khi cần mà không sợ mất hoặc hỏng hợp đồng.

d. Bảo mật cao và có thể ký kết từ mọi nơi

• Áp dụng công nghệ mã hóa và kiểm soát truy cập, đảm bảo chỉ người được cấp quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa.
• Giảm nguy cơ thất lạc, giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép.
• Hỗ trợ ký trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng, thuận tiện khi làm việc từ xa hoặc với đối tác ở nhiều quốc gia.

e. Tăng tính chuyên nghiệp

• Quy trình ký kết nhanh gọn, hiện đại, tạo trải nghiệm tốt hơn cho đối tác/khách hàng.
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu và sự tin cậy.

2. Khi sử dụng người dùng hay có những thắc mắc gì

Khi triển khai và sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử, người dùng (doanh nghiệp, cá nhân, hoặc tổ chức) thường có những thắc mắc xoay quanh 4 nhóm chính: pháp lý – kỹ thuật – quy trình – chi phí.

Khi sử dụng phần mềm thường có những thắc mắc gì?

a) Về tính pháp lý

(1) Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?
→ Theo luật giao dịch điện tử 2023 giá trị của hợp đồng điện tử như hợp đồng giấy và được ký bằng chữ ký số hợp lệ.

(2) Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau không?
—> Có, chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử gắn kèm hoặc logic với thông điệp dữ liệu, dùng để xác nhận người ký và dự đồng ý với nội dung. Còn chữ ký số là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng mã hóa khóa công khai (PKI) và gắn kèm với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

(3) Có cần công chứng hoặc chứng thực khi ký hợp đồng điện tử không?
→ Tùy loại hợp đồng và quy định pháp luật (VD: hợp đồng mua bán nhà đất vẫn cần công chứng).

b) Về kỹ thuật

(1) Có thể ký trên điện thoại không hay bắt buộc máy tính?
→ Hầu hết phần mềm hỗ trợ cả máy tính, tablet, smartphone.

(2) Nếu mất mạng hoặc mất điện khi đang ký thì sao?
→ Hệ thống sẽ lưu trạng thái tạm thời, bạn có thể tiếp tục khi kết nối lại.

(3) Có cần cài đặt phần mềm riêng hay dùng trực tiếp trên web?
→ Nhiều nền tảng chạy trực tiếp trên trình duyệt; một số có app để thuận tiện hơn.

c) Về quy trình

(1) Người ký ở nước ngoài có ký được không?
→ Có, chỉ cần internet và thiết bị hỗ trợ.

(2) Có thể ký nhiều hợp đồng cùng lúc không?
→ Được, nhiều phần mềm hỗ trợ ký hàng loạt (batch signing).

(3) Làm sao biết đối tác đã ký hay chưa?
→ Hệ thống gửi thông báo email/SMS hoặc hiển thị trạng thái trên dashboard.

(4) Có thể hủy hoặc chỉnh sửa hợp đồng sau khi đã gửi chưa?
→ Chỉ khi chưa có bên nào ký; sau khi ký thì phải lập phụ lục/hợp đồng mới.

d) Về chi phí và lưu trữ

(1) Tính phí theo hợp đồng, theo người dùng hay theo gói dịch vụ?
→ Tùy nhà cung cấp, có thể theo số hợp đồng, dung lượng lưu trữ hoặc người dùng.

(2) Hợp đồng đã ký lưu trữ ở đâu?
→ Trên hệ thống điện toán đám mây, có thể tải bản PDF về máy cá nhân.

(3) Có bị mất dữ liệu nếu hết hạn gói dịch vụ không?
→ Thường nhà cung cấp cho phép tải về hoặc gia hạn trước khi xóa dữ liệu.

3. TOP 5 phần mềm được sử dụng nhiều nhất

Trên đây là những thông tin HDDT cung cấp, bạn hãy lựa chọn phần mềm hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp của mình, nên chọn những nhà cung cấp uy tín để hỗ trợ mình tốt trong quá trình sử dụng.