Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt khi thực hiện các giao dịch trực tuyến. Vậy đăng ký chữ ký số như thế nào? Bài viết này BHXH sẽ hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp thuận lợi khi thực hiện nhiều thủ tục hành chính công an toàn và đúng quy định.

Đăng ký chữ ký số.

1. Chữ ký số là gì? Tại sao cần đăng ký chữ ký số?

Chữ ký số là khái niệm quan trọng mà bất cứ ai cũng cần nắm rõ khi thực hiện các giao dịch điện tử. Chữ ký số có tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ. người ta sử dụng chữ ký số thay thế cho chữ ký tay và con dấu của tổ chức, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam trong môi trường điện tử.

1.1. Khái niệm về chữ ký số

Theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024, chữ ký số được định nghĩa như sau:

1.2. Đối tượng cần đăng ký chữ ký số

Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện giao dịch điện tử đều cần đến chữ ký số. Đối tượng đăng ký chữ ký số gồm:

• Doanh nghiệp: Ký báo cáo thuế, khai hải quan, BHXH, ký hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử…
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: Kê khai thuế, nộp thuế điện tử.
• Cá nhân: Có thể sử dụng để ký các văn bản điện tử cá nhân, giao dịch tài chính online (tùy thuộc vào quy định của từng tổ chức cung cấp dịch vụ).
• Tổ chức phi lợi nhuận, đơn vị hành chính sự nghiệp: Ký kết các văn bản, báo cáo với cơ quan nhà nước.

2. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số ECA của ThaisonSoft

Tại Việt Nam, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA – Certification Authority) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép như: ECA (của ThaisonSoft); Viettel-CA;  Bkav-CA; VNPT-CA; FPT-CA;… mỗi nhà cung cấp có chính sách giá, gói dịch vụ và ưu đãi riêng. Doanh nghiệp và cá nhân nên tham khảo và so sánh để chọn lựa phù hợp với nhu cầu của mình. 

Hướng dẫn đăng ký chữ ký số ECA của ThaisonSoft.

Chữ ký số ECA của ThaisonSoft (Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn) là một trong những chữ ký số uy tín được đông đảo khách hàng là doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn. Quy trình đăng ký chữ ký số ECA của ThaisonSoft rất đơn giản và được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau (tùy thuộc vào đối tượng và nhà cung cấp):

1. Đối với Doanh nghiệp/Tổ chức:

• Giấy phép kinh doanh (bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).
• Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện pháp luật).

2. Đối với Hộ kinh doanh/Cá nhân kinh doanh:

• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh/cá nhân (bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có, bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp và chọn gói dịch vụ

Liên hệ với nhà cung cấp thông qua các cách như:

• Truy cập website của nhà cung cấp chữ ký số tại link: https://thaison.vn/ hoặc https://eca.com.vn/ để lại thông tin cá nhân (số điện thoại và dịch vụ muốn được hỗ trợ).
• Gọi đến hotline: 1900. 4767 hoặc 1900.4768 yêu cầu được hỗ trợ đăng ký chữ ký số.
• Nhắn tin thông qua các fanpage chính thống.

Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ nhanh nhất.

Các chuyên viên tư vấn, hỗ trợ để người dùng có thể chọn gói dịch vụ phù hợp, báo giá và hướng dẫn cụ thể ký hợp đồng.

Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán

• Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp.
• Thanh toán chi phí dịch vụ theo hóa đơn và hợp đồng đã ký.

Bước 4: Nhận bàn giao usb token và hướng dẫn cài đặt

Người dùng nhận bàn giao USB Token (thiết bị phần cứng chữ ký số) từ nhà cung cấp. Khi này người dùng sẽ được hướng dẫn cách cài đặt phần mềm hỗ trợ trên máy tính, cách kích hoạt và sử dụng chữ ký số.

Bước 5: Kích hoạt và sử dụng chữ ký số

Người dùng cắm USB Token vào máy tính sau đó chạy phần mềm quản lý Token (Client Tool) do nhà cung cấp cung cấp. Ở lần đăng nhập đầu tiên người dùng cần đổi mã PIN để tăng tính bảo mật.

3. Lưu khi sử dụng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử một cách nhanh chóng và an toàn. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tránh những rủi ro không đáng có, cần nắm rõ các lưu ý quan trọng sau:

• Bảo quản USB Token an toàn: Bảo quản USB Token trong tủ có khóa, nơi thoáng mát, tránh va đập làm hỏng USB.

• Bảo mật mã PIN và thay đổi mã theo định kỳ: Tuyệt đối không chia sẻ mã PIN của USB Token cho người khác. Thay đổi mã PIN theo định kỳ 3 tháng/1 lần để đảm bảo an toàn, hoặc khi có nghi ngờ bị lộ mật mã PIN.
• Gia hạn đúng thời hạn: Chữ ký số có thời hạn sử dụng do đó cần chủ động liên hệ nhà cung cấp để gia hạn trước khi hết hạn, điều này giúp tránh gián đoạn các giao dịch điện tử.

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các giao dịch điện tử được thực hiện an toàn và đúng pháp luật. Đăng ký chữ ký số là một trong những khoản đầu tư xứng đáng giúp doanh nghiệp và cá nhân tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính bảo mật trong các giao dịch điện tử.