Trong hoạt động kinh doanh đấu thầu đầy cạnh tranh, thương thảo hợp đồng đóng vai trò then chốt, quyết định đến sự thành bại của nhiều giao dịch và mối quan hệ hợp tác. Vậy, thương thảo hợp đồng là gì? Bí quyết để đàm phán thành công trong đấu thầu? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và cung cấp thông tin hữu ích để đàm phán hợp đồng thành công.

Thương thảo hợp đồng là gì.

1. Thương thảo hợp đồng là gì? 

Thương thảo hợp đồng (Contract Negotiation) được hiểu là quá trình thảo luận và thương lượng, điều chỉnh các điều khoản trong một dự thảo hợp đồng giữa các bên liên quan, nhằm đạt được sự đồng thuận và thống nhất về các quyền, lợi ích và nghĩa vụ của mỗi bên trước khi hợp đồng chính thức được ký kết hợp đồng. 

Tại sao thương thảo hợp đồng lại quan trọng?

Trên thực tế thương thảo hợp đồng luôn diễn ra trong tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Thương thảo hợp đồng sẽ giúp các bên đạt được lợi ích, mục tiêu mong muốn, phòng chống rủi ro.

• Đảm bảo lợi ích của các bên: Giúp các bên có cơ hội trình bày quan điểm, bảo vệ quyền lợi và đạt được những điều khoản phù hợp nhất với mục tiêu của mình.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững: Một quá trình thương thảo hiệu quả dựa trên sự tôn trọng và lắng nghe sẽ tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
• Tránh rủi ro và tranh chấp: Thống nhất, đạt được sự đồng thuận ngay từ đầu giúp giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Thương thảo hợp đồng trước khi ký cho thấy sự chuyên nghiệp và năng lực của doanh nghiệp trên thương trường.

2. Quy định thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (thay thế Nghị định 63/2014/NĐ-CP) nêu rõ trường hợp thương thảo hợp đồng trong đấu thầu như sau:

“Trường hợp gói thầu áp dụng thương thảo hợp đồng, nhà thầu xếp hạng thứ nhất được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng”.

Như vậy, trong đấu thầu nhà thầu xếp hạng thứ nhất sẽ được bên mời thầu mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu từ chối hoặc gây bất lợi quyền thương thảo hợp đồng sẽ dành cho các nhà thầu xếp thứ hạng tiếp theo. 

Quy định thương thảo hợp đồng trong đấu thầu.

2.1. Căn cứ thương thảo hợp đồng hồ sơ dự thầu

Thương thảo hợp đồng đối với hồ sơ dự thầu cần căn cứ trên trên các yếu tố sau:

• Báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu;
• Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;
• Hồ sơ mời thầu bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng và các tài liệu sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu (nếu có).

>>> Xem thêm: Phần mềm hợp đồng điện tử, hợp đồng điện tử

2.2 Nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Khi thương thảo hợp đồng các bên cần đảm bảo 2 nguyên tắc thương thảo hợp đồng gồm:

• Không thương thảo các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
• Không được làm thay đổi đơn giá đã xác định tại bước đánh giá về tài chính.

2.3. Nội dung thương thảo hợp đồng

Căn cứ theo Khoản 4,  Điều 43, Nghị định 24/2024/NĐ-CP các nội dung thương thảo hợp đồng bao gồm:

• Các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có) bao gồm:

• Các đề xuất thay đổi
• Phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế;

• Những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;
• Nhân sự chủ chốt: Nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất hoặc đã được thay thế một lần theo quy định trừ trường hợp bất khả kháng hoặc thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với dự kiến trong kế hoạch lựa chọn theo quy định. 
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu.
• Các nội dung cần thiết khác.

2.4  Trường hợp nhà thầu không được hoàn trả giá trị dự thầu 

Nhà thầu không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu nếu:

• Nhà thầu tham gia thương thảo nhưng không tiến hành thương thảo theo đúng nguyên tắc và nội dung quy định. 
• Nhà thầu đã tiến hành thương thảo nhưng không ký biên bản thương thảo hợp đồng nhằm mục đích rút khỏi việc trúng thầu hoặc gây bất lợi cho chủ đầu tư.

Trường hợp nhà thầu không được hoàn trả giá trị dự thầu.

Lưu ý: 

• Nhà thầu được quyền từ chối thương thảo và được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu trong trường hợp bên mời thầu, chủ đầu tư không tiến hành thương thảo theo nguyên tắc và nội dung quy định.
• Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo.

3. Các bước tiến hành thương thảo

Trên thực tế, đối với mỗi trường hợp thương thảo hợp đồng sẽ có những đặc thù riêng, nhưng nhìn chung, quy trình thương thảo hợp đồng trong đấu thầu sẽ gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị 

Các bên xác định mục tiêu rõ ràng, tìm hiểu và nghiên cứu đối tác, chuẩn bị các phương án thích hợp cho thương thảo hợp đồng gồm: phân tích dự thảo hợp đồng, xây dựng phương án và giới hạn, chuẩn bị tài liệu và thông tin hỗ trợ.

• Bước 2: Tiến hành thương thảo

Các bên tiến hành thương thảo đàm phán theo nguyên tắc và nội dung được quy định của luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu. 

• Bước 3: Kết thúc thương thảo và soạn thảo lại hợp đồng

Các bên xác nhận lại các điều khoản đã thống nhất đồng thời soạn thảo lại hợp đồng theo các điều khoản đã thống nhất. Rà soát và kiểm tra kỹ lưỡng: Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hợp đồng.

• Bước 4: Ký kết hợp đồng

Đảm bảo người có thẩm quyền ký kết: Xác minh tư cách pháp lý của người ký.

Lưu trữ hợp đồng cẩn thận: Bảo quản hợp đồng để tham khảo và sử dụng khi cần thiết.

Phần 3: Bí quyết thương thảo hợp đồng trong đấu thầu thành công

Để thương thảo hợp đồng hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng và chiến lược sau:

• Am hiểu luật, có kiến thức và kinh nghiệm: Nắm rõ quy tắc thương thảo hợp đồng trong đấu thầu, am hiểu luật là bí quyết đầu tiên để thương thảo hợp đồng thành công. Bên cạnh đó, bạn cần có kiến thức và kinh nghiệm thương thảo thực tế.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt: Khả năng lắng nghe, trình bày, thuyết phục và giải quyết xung đột một cách khéo léo.
• Kiên nhẫn và linh hoạt: Thương thảo có thể mất thời gian và đòi hỏi sự điều chỉnh linh hoạt trong quá trình.
• Phong thái tự tin, chuyên nghiệp: Việc thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp giúp đối tác đánh giá cao góp phần vào sự thành công trong thương thảo hợp đồng.  
• Chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung thương thảo: Trong trường hợp đặc biệt cần nhượng bộ có điều kiện.
• Dừng lại đúng lúc: Đánh giá khi nào không thể đạt được thỏa thuận có lợi và sẵn sàng từ bỏ.

Có thể thấy thương thảo hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Thương thảo hợp đồng là một nghệ thuật và khoa học đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kỹ năng giao tiếp tốt và chiến lược thông minh. Với những thông tin do BHXH cung cấp sẽ hiểu rõ thương thảo hợp đồng là gì và nắm vững các bí quyết trên sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tự tin hơn trong mọi cuộc đàm phán, xây dựng được những thỏa thuận có lợi và bền vững, góp phần vào sự thành công chung.