Chữ ký số là công cụ bảo mật được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử hiện nay. Việc sử dụng chữ ký số cần lưu ý gì để đảm bảo giá trị pháp lý? Doanh nghiệp nên tham khảo những lưu ý dưới đây để nắm rõ cách sử dụng chữ ký số hiệu quả.

Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp?

1. Chữ ký số đảm bảo cần điều kiện gì?

Theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, điều kiện đảm bảo chữ ký số là chữ ký điện tử an toàn bao gồm:

– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức dưới đây cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (theo danh sách do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố);

– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng sau đây:

+ Có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng.

+ Đáp ứng các điều kiện về nhân sự, kỹ thuật quy định tại các khoản 3 và 4 Điều 13, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

– Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Do đó, điều kiện tiên quyết của chữ ký số đảm bảo là cung cấp bởi những tổ chức được cấp phép, có chứng nhận đăng ký hoạt động. Ngoài ra, chữ ký số phải có thể kiểm tra được những thông tin như chứng thư số, khóa bí mật khớp với khóa công khai,…

2. Lưu ý khi nhận chữ ký số

Quy trình nhận và gửi chữ ký số cần lưu ý gì?

Các nội dung cần kiểm tra khi nhận chữ ký để đảm bảo chữ ký số an toàn bao gồm:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Tên của thuê bao.
• Số hiệu chứng thư số.
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
• Khóa công khai của thuê bao.
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.
• Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Để thực hiện kiểm tra chữ ký số trên tài liệu điện tử, quý khách có thể sử dụng các công cụ được cung cấp bởi những tổ chức uy tín như website của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (https://neac.gov.vn/vi). 

3. Lưu ý về nghĩa vụ của người ký chữ ký số

Trong sử dụng chữ ký số, người ký và người nhận đều cần lưu ý tuân thủ nghĩa vụ thực hiện quy trình:

– Người ký chữ kỹ điện tử hoặc người đại diện hợp pháp của người ký là người kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó để xác nhận ý chí của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.

– Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:

+ Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình.

+ Khi phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp chữ ký điện tử đó có chứng thực.

+ Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.

– Người ký chữ ký điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ các nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử nêu trên.

Chữ ký số là một phương tiện bảo mật an toàn cho các nội dung điện tử như hợp đồng, tài liệu,… được lưu hành trong giao dịch điện tử hoặc môi trường kinh doanh. Do đó việc sử dụng chữ ký số cần tuân thủ các lưu ý trong quy trình gửi, nhận và các điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký số.