Dấu giáp lai đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực và đảm bảo tính pháp lý của các văn bản. Khi nắm được cách đóng dấu giáp lai chuẩn xác sẽ giúp công việc văn thư thuận lợi, tăng cường tính pháp lý của văn bản, đồng thời hỗ trợ các bộ phận liên quan làm việc hiệu quả. 

Cách đóng dấu giáp lai.

1. Dấu giáp lai là gì?

Hiện nay, trong các văn bản pháp lý không nêu rõ khái niệm về dấu giáp lai, tuy nhiên thông qua các quy định về đóng dấu có thể hiểu dấu giáp lai như sau:

“Dấu giáp lai là dấu được sử dụng đóng trên nhiều trang giấy tại lề trái hoặc lề phải của tài liệu nhằm đảm bảo tính xác thực của văn bản đã được thông qua, đồng thời ngăn chặn sự thay đổi làm tài liệu bị sai lệch với nội dung đã ký duyệt”.

Vai trò của dấu giáp lai:

• Xác thực thông tin: Đảm bảo văn bản, tài liệu là tài liệu gốc, đã được xác thực và thông qua.
• Chống làm giả, sửa đổi: Ngăn chặn việc làm giả, sửa chữa giấy tờ, văn bản trong trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều trang.
• Giúp chứng thực tài liệu: Dùng để chứng thực các loại hợp đồng, giấy tờ quan trọng.

Cách đóng dấu giáp lai cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về con dấu. Theo đó, đảm bảo tính pháp lý cho văn bản, thể hiện sự chuyên nghiệp trong chuẩn văn thư.

>>> Xem thêm: hợp đồng điện tử, hợp đồng thương mại.

2. Quy định về dấu giáp lai

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Nghị định về công tác văn thư quy định về việc sử dụng con dấu như sau:

“1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Căn cứ theo quy định này thì việc đóng dấu giáp lai do người đứng đầu tổ chức, cơ quan quy định. Tuy nhiên, phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Đóng rõ ràng, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
• Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trong nhiều trường hợp, dấu giáp lai được đóng trùm lên nhiều hơn 5 tờ văn bản thì người đứng đầu tổ chức, cơ quan cần quy định rõ ràng.

3. Hướng dẫn cách đóng giáp lai chuẩn 

Đối với người làm công tác văn thư việc đóng dấu giáp lai trở thành một trong những công việc thường xuyên, quan trọng. Các loại hợp đồng, các quyết định của lãnh đạo hoặc tài liệu quan trọng đều cần đóng dấu giáp lai.

Mẫu dấu giáp lai được đóng trên tài liệu.

3.1 Cách đóng dấu giáp lai 

Người đóng cần nắm được các bước đóng để có được một dấu giáp lai chuẩn chỉ, đúng quy định. Cách đóng dấu giáp lai bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

• Dấu giáp lai (theo quy định) đã được đổ đầy mực.
• Các loại giấy tờ, tài liệu, văn bản cần đóng dấu giáp lai. 
• Bề mặt phẳng, sạch sẽ (VD: mặt bàn, kệ kê) để đặt giấy tờ, văn bản tài liệu cần đóng dấu.

Bước 2: Đặt dấu giáp lai

• Người đóng cần xác định điểm đóng dấu 
• Tạo bề mặt đóng dấu tại điểm đóng dấu bằng cách xếp xéo các tờ văn bản
• Đặt dấu giáp lai lên vị trí bề mặt đóng dấu vừa tạo, đảm bảo mỗi tờ của văn bản đều lộ ra và được in một phần của dấu sau khi đóng.

Bước 3: Đóng dấu

• Ấn mạnh và đều tay lên dấu để tạo ra dấu ấn rõ nét trên các tờ văn bản.
• Giữ dấu trong khoảng 2-3 giây để mực khô rồi nhấc dấu ra khỏi văn bản.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai đã hoàn tất. Sau khi đóng dấu giáp lai, trọn vẹn con dấu được in lên văn bản và đảm bảo trên các tờ của văn bản đều có một phần của dấu giáp lai. 

3.2 Lưu ý khi đóng dấu giáp lai

Những lưu ý khi đóng dấu giáp lai đảm bảo tài liệu, văn bản chuẩn chỉnh, dấu giáp lai thể hiện rõ vai trò chứng thực:

• Tài liệu, văn bản đóng dấu: Kiểm tra kỹ tài liệu, văn bản đóng dấu đảm bảo văn bản, tài liệu được xác thực, thông qua bởi người nắm quyền quyết định.

• Mực dấu: Đảm bảo dấu có đủ mực trước khi đóng, tranh việc sau khi đóng dấu bị mờ, không rõ nét.
• Ấn dấu: Khi ấn dấu cần ấn dứt khoát, tạo lực vừa đủ để tạo ra dấu ấn rõ nét, tránh việc ấn quá mạnh làm rách giấy hoặc lem mực hoặc quá nhẹ dẫn đến dấu bị mờ.
• Đóng dấu đúng vị trí: Đóng dấu ở vị trí quy định đảm bảo tính thẩm mỹ và pháp lý.
• Cất giữ, bảo quản dấu: Cất giữ dấu trong tủ có khóa, bảo quản dấu ở nơi khô ráo, tránh va đập để đảm bảo chất lượng.

Trên đây BHXH hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai chi tiết. Cách đóng dấu giáp lai không khó, tuy nhiên cần đảm bảo đúng quy định của pháp luật để phát huy hết vai trò xác thực của dấu giáp lai, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho văn bản được đóng dấu.